Serie di produttività con l'IA: cinque modi grazie ai quali gli applicativi di IA possono aiutarti a migliorare la produttività sul lavoro

Per ognuno di noi c'è un'attività lavorativa che è un vero incubo, quella che preferiremmo rimandare al giorno dopo (e a quello dopo e a quello dopo ancora). Per alcuni, questa attività è la scrittura in azienda: scrivere e-mail ai clienti o ai potenziali clienti, inviare aggiornamenti sui progetti o anche solo redigere l'ordine del giorno di una riunione di team. Se la bozza di un'e-mail o la finestra di chat vuote ti spingono subito a temporeggiare, oppure se passi troppo tempo della giornata a scrivere messaggi, gli applicativi di IA per la scrittura potrebbero essere quello che ti serve per affrontare l'elenco delle cose da fare.

Utilizzare l'IA per scrivere può aiutarti a risparmiare tempo prezioso nella giornata lavorativa, poiché, di fatto, redige messaggi al posto tuo. Prima di approfondire l'uso di alcune delle app disponibili, può esserti utile sapere come funzionano e come possono esserti utili. Scopri le nozioni di base dell'IA e come può servirti per le necessità di scrittura. 

Per sapere come funzionano gli applicativi di IA per la scrittura, e l'uso che ne puoi fare, è utile conoscere il significato di termini come "IA generativa" e "modelli linguistici di grandi dimensioni" (Large Language Model, LLM). Ecco una rapida panoramica.

• L'IA generativa è un tipo di intelligenza artificiale. Si riferisce a modelli in grado di generare nuovi contenuti come messaggi di testo, immagini, musica e altro ancora. Questi modelli vengono addestrati per apprendere degli schemi dai dati esistenti e creare diversi tipi di contenuto in base a tali schemi.
• Un modello linguistico di grandi dimensioni (large language model, LLM) è un tipo di modello di IA generativa incentrato sulla generazione del testo. Gli LLM vengono addestrati su enormi quantità di dati di testo e quindi utilizzano tale addestramento per generare un testo che sembra simile a quello umano prevedendo la parola successiva all'interno di una sequenza in base al contesto. ChatGPT è uno degli esempi più noti di LLM, ma ci sono molti LLM a disposizione.

Gli applicativi di IA per la scrittura usano gli LLM per produrre output di testo che si basano su suggerimenti e input umani. In breve: puoi descrivere il tipo di messaggio che desideri (l'input) al modello di IA, che unirà le parole in un messaggio (l'output) che corrisponde ai suggerimenti che hai fornito.

Per aiutarti a scrivere praticamente qualsiasi tipo di messaggio non mancano certo gli applicativi di IA generativa. Puoi usare l'IA per generare brevi testi come slogan pubblicitari, post per i social media o e-mail. Inoltre puoi sfruttare l'IA per scrivere testi più lunghi come lettere alla tua compagnia assicurativa o comunicazioni aziendali. Ecco solo alcuni vantaggi dell'utilizzo dell'IA per creare contenuti di alta qualità.

1. Risparmio di tempo sulle bozze iniziali

A volte, la parte più difficile di un'attività è iniziarla. Specialmente se ti trovi davanti a una pagina bianca. Un applicativo di IA per la scrittura può produrre in pochi secondi una bozza iniziale e, anche se non è proprio quella che ti serve, potresti scoprire che è più semplice partire da una base sulla quale lavorare. Modificare una bozza può risultare decisamente più semplice che partire da zero. In alternativa, puoi aggiungere altri dettagli ai suggerimenti e chiedere all'applicativo di IA di generare un'altra bozza.

2. Attività di scrittura ripetitive o noiose

Comporre qualche dozzina di e-mail di vendita a scopo pubblicitario o di messaggi di follow-up in chat può richiedere ore. Usa il tuo affidabile assistente di IA per la scrittura e, in una frazione del tempo, scriverai messaggi ripetitivi e personalizzati per ogni destinatario.

3. Uso del tono giusto

Non ti rivolgeresti all'amministratore delegato di un'azienda con cui stai cercando di concludere un contratto nello stesso tono con cui parli ai colleghi, no? Anche se il messaggio è lo stesso, il tono con cui lo esprimi può essere leggermente diverso. Questo è il motivo per cui il tono è una parte così cruciale della scrittura. Gli applicativi di IA per la scrittura non generano semplicemente il testo, ma sono anche in grado di scegliere le parole corrette per ottenere il tono di voce giusto. Modifica leggermente i suggerimenti e chiedi all'autore IA di usare un tono "più persuasivo", "più amichevole" o "più serio" a seconda del destinatario del messaggio o della situazione.

4. Ispirazione e idee innovative

Se quando si tratta di e-mail e dell'oggetto delle e-mail la routine ti blocca, il tuo assistente di IA per la scrittura può aiutarti a trovare nuovi modi per dire le stesse cose. Usa la creatività nei suggerimenti, e chiedi all'assistente di "scrivere e-mail che abbiano come oggetto giochi di parole su ABC Widget" o di "redigere un'e-mail di follow-up che citi la passione del mio cliente per lo snowboard". Il messaggio risultante potrebbe dare vita a un'idea per dei suggerimenti diversi o essere di ispirazione per modificare il tuo stile di comunicazione abituale.

5. Risparmio di energia creativa

Tutti sappiamo quanto sia mentalmente estenuante passare la maggior parte della giornata lavorativa a svolgere attività noiose. Lasciando la scrittura al tuo generatore di contenuti di IA, puoi avere più tempo per dedicarti ad attività che richiedono pensiero critico e creatività, competenze specifiche degli esseri umani.

Il miglior scrittore AI per te sarà quello che si adatta perfettamente ai tuoi flussi di lavoro, consentendoti di essere più produttivo. A seconda del tipo di lavoro che svolgi, potresti voler utilizzare uno strumento o un'app specifica creata per quel tipo di scrittura. Esistono strumenti di scrittura basati su IA per aiutarti con i post del blog, il copywriting, le descrizioni dei prodotti, le campagne di marketing e persino con i contenuti degli eventi. 

Se però ti serve assistenza per le comunicazioni aziendali quotidiane, ad esempio per le e-mail e le chat, un assistente di IA può essere quello che fa per te. Meglio ancora se è integrato negli applicativi che già usi quotidianamente. 

Molti applicativi di scrittura basati sull'IA funzionano in modo simile. Ci può essere una casella di testo in cui digitare i suggerimenti e una finestra in cui apparirà il testo generato. Per ottenere il messaggio desiderato, spesso devi solo seguire alcuni passaggi fondamentali.

1. Per iniziare, nella casella di testo digita alcune indicazioni, le istruzioni, specificando l'argomento e il tono del messaggio. Per esempio, puoi dire: "Scrivi un'e-mail a un potenziale cliente chiedendo di pianificare una riunione per discutere del nostro ultimo prodotto, ABC Widget. Rendila amichevole e professionale." 
2. L'applicativo risponderà con contenuti generati dall'IA. Da questo punto in poi, puoi leggere il messaggio e decidere se soddisfa le tue esigenze. Chiede un orario per la riunione? Usa il tono giusto? 
3. Rivedi il messaggio e, se necessario, modificalo per adattarlo al tuo stile di scrittura. Potresti voler modificare qualche parola per rendere il testo più simile ai tuoi o per correggere alcuni dettagli. Se vuoi modificare il messaggio, digita ulteriori istruzioni o indicazioni nella casella di testo. Ad esempio, puoi chiedere di allungare il messaggio o di rendere il tono più informale.
4. Quando il messaggio ti soddisfa, clicca su Invio (o copialo e incollalo in qualsiasi applicazione).

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Puoi rivedere le bozze, accorciarle o allungarle, modificarne il tono aggiungere il tuo tocco personale.

Consenti alle funzionalità di IA di Zoom di aiutarti a sfoltire le attività sull'elenco di cose da fare, assicurandoti più spazio e tempo per concentrarti sui lavori più incisivi. 

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