Zoom Workflow Automation ti consente di creare flussi di lavoro automatizzati per attività comuni, come ad esempio rispondere ai messaggi di chat, contribuendo a far risparmiare tempo al tuo team.
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Pubblicato in data 9 luglio 2024
Pensa a quanto tempo spendi in attività lavorative di routine, come l'invio di un messaggio di check-in settimanale o la duplicazione di informazioni da un'applicazione all'altra. Quello che può sembrare un minuto qui o là, può accumularsi rapidamente quando hai progetti più importanti che vorresti privilegiare. I flussi di lavoro automatizzati possono aiutarti a recuperare quel tempo prezioso.
Che si tratti di un amministratore IT che si destreggia tra le richieste dell'help desk o di un addetto alle informazioni che passa da un'applicazione all'altra, l'automazione di processi aziendali semplici e comuni la aiuta ad essere più efficiente e, in definitiva, a ottenere di più.
Zoom Workflow Automation semplifica la creazione di potenti flussi di lavoro che ottimizzano il suo lavoro in Zoom Workplace e nelle app di terze parti. Può anche includere l'AI Companion nei suoi flussi di lavoro, che raccoglie le informazioni e il contesto dalla piattaforma per guidare l'azione, occupandosi di quei piccoli compiti al posto suo.
Vedremo come funzionerà nella tua giornata lavorativa, ma prima ecco una panoramica dell'automazione del flusso di lavoro e di come opera.
L'automazione del flusso di lavoro è il processo di utilizzo del software per automatizzare determinate attività creando regole o flussi di lavoro tra i sistemi. Queste regole possono essere condizionali (attivate quando si verificano determinate condizioni - pensi a "se questo, allora quello") o sequenziali (completate in un certo ordine lineare una volta che si verifica un'attivazione).
Con Zoom Workflow Automation, può creare flussi di lavoro semplici con una o due fasi, oppure flussi di lavoro più intelligenti e dinamici che combinano logica condizionale, loop, ritardi e interruttori per guidare le azioni lungo più percorsi senza sforzo. Le consente di automatizzare i flussi di lavoro comuni in Zoom Workplace e di sfruttare le funzionalità di AI Companion. Inoltre, aiuta a ridurre il cambio di contesto utilizzando integrazioni di terze parti o trigger webhook per connettersi con app aziendali come Jira, Google o Microsoft.
Zoom Workflow Automation è facile da usare senza competenze tecniche. Dalla scheda Flussi di lavoro dell'applicazione Zoom Workplace, può iniziare semplicemente con un modello precostituito e personalizzare ogni fase in base alle sue esigenze specifiche. Oppure può creare un flusso di lavoro da zero, scegliendo da un elenco di trigger disponibili e trascinando le fasi nel flusso secondo le necessità.
Continui a leggere per scoprire come può impostare i flussi di lavoro per automatizzare le attività più comuni della sua giornata lavorativa, in base al suo ruolo.
Le riunioni possono essere piene di discussioni e di idee, ma una volta terminata la conversazione, come fa a ritenere se stesso e il suo team responsabili di seguire effettivamente il lavoro? Workflow Automation può creare o aggiornare automaticamente un documento Zoom (o un documento Google o Word) da un riepilogo della riunione generato da AI Companion dopo la fine della riunione, offrendole uno spazio dedicato per rivedere gli argomenti di discussione, approfondire le idee e contrassegnare i colleghi con i passi successivi. Può anche configurare il flusso di lavoro per condividere automaticamente il documento con i suoi colleghi in un canale di chat selezionato, in modo che tutti siano informati.
If you’re in a billion chat channels but only have a handful you need to be directly involved in, create a daily chat briefing to help you get caught up without being overwhelmed with messages. Schedule a workflow to start at a particular time of day, specify which chat channels you want to summarize and the time range (for example, you can pull messages from the last 24 hours), and add the step to summarize these messages with AI Companion. You can choose to have the summarized text appear in a Zoom doc or send it to a colleague or group via Zoom Chat. After the workflow executes, you can read your chat briefing to get a description of what was talked about, along with links to send you to the original message so you can read or respond.
I messaggi di chat possono accumularsi rapidamente, soprattutto se ricopri un ruolo in cui tendi a ricevere sempre le stesse domande o lo stesso feedback. Puoi impostare un flusso di lavoro per assegnare una risposta personalizzabile a una reazione con emoji.
Ad esempio, se fai parte di un team di progettazione del prodotto, puoi impostare l'emoji del cuore per rispondere automaticamente ai feedback positivi con un messaggio di ringraziamento. Puoi impostare l'emoji degli occhiali per rispondere alle domande più comuni condividendo un link alle FAQ sul prodotto.
Se ti è mai capitato di aspettare l'approvazione di un documento importante da parte del tuo manager, il controllo degli aggiornamenti può richiedere molto tempo e risultare inefficiente. O magari devi cambiare scheda continuamente per vedere se ha commentato il documento, controllare l'e-mail per verificare la presenza di nuovi messaggi o sbirciare nel canale di chat per vedere se il tuo messaggio ha ricevuto un pollice in su.
Crea un flusso di lavoro che consenta al tuo manager di dare facilmente la sua approvazione e ti tenga aggiornato. Puoi farlo assegnando emoji alla persona a cui stai chiedendo l'approvazione (ad esempio, gli emoji con il pollice in su e il pollice in giù). Quindi, puoi creare una condizione che attiva il passaggio successivo nel flusso di lavoro: inviarti un messaggio diretto una volta ricevuto il pollice in su o chiedere ulteriori feedback se viene utilizzata l'emoji del pollice in giù.
When something goes wrong, whether it’s an outage or a technical issue, you want your dev ops teams to move quickly to respond. You can set a workflow to trigger from a third-party app to generate a Jira ticket (if you have Jira already) and start a Zoom Chat channel when an incident report is flagged. Based on the type of incident, your workflow can specify which people to include in the channel, so the right team members get pulled in to resolve the issue.
Con la possibilità di attivare i flussi di lavoro tramite webhook e di combinare flussi di lavoro condizionali e sequenziali, può costruire flussi di lavoro complessi che vanno ben oltre i nostri modelli. Questo le permette di integrarsi perfettamente con applicazioni di terze parti per risparmiare tempo ed evitare il tira e molla della creazione di biglietti o documenti in applicazioni diverse. Può personalizzare questi flussi di lavoro per soddisfare le esigenze del suo team e dell'organizzazione in generale.
As a manager, you need to keep track of what your team members have on their plates and know the status of projects in progress. Many managers accomplish this with a weekly check-in, where individual contributors share what they’re working on in Zoom Chat. But that seemingly routine task can be deceptively time-consuming for you and your direct reports — first, you have to remember to send the reminder message, then your team needs to provide their updates, and you might need to ask follow-up questions to get the level of detail you need.
Rendere automatico questo check-in settimanale utilizzando l'automazione del flusso di lavoro può contribuire a migliorare la produttività di tutti. Puoi creare un flusso di lavoro per inviare un messaggio programmato con la frequenza che desideri e aggiungere un modulo per semplificare al tema la risposta con le informazioni corrette. Un elemento in meno nella tua lista di cose da fare per la settimana.
Può utilizzare AI Companion in una fase del flusso di lavoro per riassumere un'intera settimana di messaggi di chat dal canale del suo team e aggiungerli a un documento Zoom. Da lì, può condividere il documento con il suo team e chiedere loro quali argomenti vogliono aggiungere all'agenda delle riunioni settimanali del team. Il riepilogo può aiutare a rinfrescare la memoria sulle brevi conversazioni che hanno avuto quotidianamente e a capire quali argomenti potrebbero giustificare una discussione più approfondita.
Approving requests for business travel, time off, and expenses can clutter your email inbox and bog down your day with busy work. Workflow Automation can make that process easy and streamlined so you can review and approve these types of requests directly in Zoom Chat.
Inizia semplicemente con il modello di flusso di lavoro per "Richieste di permessi", personalizzalo in base alle tue esigenze e pubblica il link del flusso di lavoro nel canale di chat del tuo team (puoi anche aggiungerlo a quel canale in modo che tutti possano trovarlo facilmente). Quando i membri del team serve che tu approvi una richiesta, possono semplicemente compilare il modulo: ti verrà inviato automaticamente per la revisione e, una volta che ti disconnetti, riceveranno una notifica.
I nuovi dipendenti che entrano a far parte di un team ibrido o remoto potrebbero avere più difficoltà a conoscere i colleghi e a sentirsi connessi. Se hai un canale di chat a livello di team o di reparto, puoi configurare un flusso di lavoro per presentare automaticamente i nuovi membri. Semplifica il tutto creando un modulo da compilare che includa le loro responsabilità, hobby e interessi chiave.
Once the new hire fills out the form, it’ll trigger a step that sends a message to the Zoom Chat channel with a short welcome message and introduction. You can also help new hires feel welcome with an automated message sharing key resources, like a link to the team calendar. As always, you can customize these messages to suit your team culture.
L'Automazione del flusso di lavoro è ora disponibile per gli utenti di Zoom a pagamento senza costi aggiuntivi durante il periodo di prova gratuito (aggiorni l'applicazione Zoom Workplace alla versione 6.3.10 o superiore). Amministratori e proprietari di account, può portare i vantaggi dell'automazione alla sua forza lavoro abilitando l'Automazione del flusso di lavoro nel suo portale di amministrazione. Per maggiori informazioni su come iniziare ad automatizzare i flussi di lavoro,consulti la nostra pagina di assistenza.
I nuovi dipendenti che entrano a far parte di un team ibrido o remoto potrebbero avere più difficoltà a conoscere i colleghi e a sentirsi connessi. Se hai un canale di chat a livello di team o di reparto, puoi configurare un flusso di lavoro per presentare automaticamente i nuovi membri. Semplifica il tutto creando un modulo da compilare che includa le loro responsabilità, hobby e interessi chiave.
Once the new hire fills out the form, it’ll trigger a step that sends a message to the Zoom Chat channel with a short welcome message and introduction. You can also help new hires feel welcome with an automated message sharing key resources, like the team calendar. As always, you can customize these messages to suit your team culture.
L'automazione del flusso di lavoro è ora disponibile per gli utenti Zoom a pagamento senza costi aggiuntivi durante il periodo beta.* Amministratori e titolari dell'account, potete portare i vantaggi dell'automazione alla vostra forza lavoro abilitando l'automazione del flusso di lavoro nel vostro portale amministratori. Leggete la nostra pagina di supporto per ulteriori informazioni su come iniziare ad automatizzare i tuoi flussi di lavoro.
*Nota: potrebbe non essere disponibile per tutte le regioni e per tutti i settori durante il periodo di beta.
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