Stai al passo con la lista di cose da fare con AI Companion: inizia a usare la gestione automatizzata delle attività in Zoom Workplace

Una piccola richiesta qui, un grande incarico per un progetto là... E prima ancora che tu te ne accorga, hai già un mare di attività da completare. Con tutte le nuove richieste che ti arrivano, tenere traccia di ciò che devi fare, delle persone che devi contattare per un follow-up e delle scadenze che devi rispettare può diventare complesso.

Ora però non devi più faticare per gestire le tue attività: Zoom Tasks è la nostra soluzione di gestione delle attività basata sull'IA e integrata in Zoom Workplace, con AI Companion* che ti aiuta a gestire più rapidamente la tua lista di cose da fare.

Facendo parte di Zoom Workplace, Zoom Tasks è in grado di individuare le attività dai riepiloghi delle riunioni e dalle conversazioni nelle chat della tua giornata. Può anche aiutarti completando le attività al posto tuo (con la tua revisione e approvazione). Inoltre, i tuoi team disporranno delle informazioni necessarie per tenere traccia dei progetti, così da ottimizzare la collaborazione e il follow-up.

Le soluzioni di gestione delle attività sono l'equivalente moderno di un elenco di cose da fare scarabocchiato su un post-it. Possono aiutarti a tenere traccia di tutti i dettagli di una determinata attività, ad esempio la data entro cui completarla, il progetto più ampio di cui fa parte e le persone con cui collabori. 

Tuttavia, i software di gestione delle attività non si limitano alle tue azioni personali. Aiutano i team a ottenere la visibilità di cui necessitano sui numerosi ingranaggi di un grande progetto, quali file, aggiornamenti di stato e ostacoli. Secondo un sondaggio globale sulla collaborazione condotto da Zoom e Morning Consult, un terzo dei leader (34%) passa un'ora o più a chiedere informazioni sullo stato di un progetto o di un'attività ai membri del team. In termini di produttività inefficiente, quell'ora di tempo sprecato potrebbe costare alle organizzazioni circa 16.000 dollari all'anno per manager,** il che conferisce alle app di gestione delle attività un ruolo importante nell'ambito della collaborazione moderna. 

Quando si aggiunge l'IA agentica, la gestione delle attività assume un significato completamente nuovo. Immagina di non dover tenere traccia delle tue attività, perché AI Companion può farlo per te. Ripesca le richieste che ti arrivano dalle riunioni (e presto sarà in grado di definire le attività da svolgere anche a partire da e-mail e chat), così che non ti sfugga nessuna azione necessaria. Questo ti aiuta a ridurre il sovraccarico di informazioni unificando le cose da fare in una sola scheda che puoi esaminare, approvare e condividere con gli altri.

AI Companion non si limita a gestire le attività, bensì ti aiuta a completarle. È in grado di definire per te il passaggio successivo, sia che si tratti di pianificare una riunione, iniziare a scrivere una prima bozza o redigere un messaggio di chat, e ti suggerisce di intraprendere un'azione. Prima che tu te ne accorga, tutti gli elementi della tua lista di cose da fare saranno spuntati.

Con AI Companion che ti assiste dietro le quinte, puoi completare un maggior numero di attività e lavorare al meglio. Ecco come funziona:

Quando sei in riunione tutto il giorno…

Le riunioni che si susseguono possono lasciarti poco tempo tra una chiamata e l'altra per organizzare gli appunti e le azioni da intraprendere. Tuttavia, con AI Companion che tiene traccia delle tue attività, puoi concentrarti sulla riunione anziché preoccuparti che qualcosa vada perso. A fine giornata, devi solo andare alla scheda delle attività per vedere tutte le azioni che ti sono state assegnate, senza lo stress legato al timore di non avere scritto qualcosa. 

Quando ti viene chiesto di fornire un aggiornamento di stato…

Ecco una richiesta comune che intacca il tempo in cui dovresti mantenere la concentrazione: il tuo manager ti chiede su cosa stai lavorando questa settimana o un collega vuole sapere a che punto sei con un progetto. Devi stilare un elenco delle tue attività, scrivere una risposta e ricontrollarla facendo riferimento ai vari tracker dei progetti per assicurarti di non avere tralasciato nulla. AI Companion è in grado di trovare tutte le attività relative a un progetto o in scadenza entro un determinato periodo di tempo e di redigere per te un aggiornamento in pochi secondi, per aiutarti a tenere tutti al corrente sugli sviluppi con meno tempo e fatica. Puoi anche condividere le attività con i collaboratori in modo che tutti possano vedere ciò su cui stai lavorando.

Quando hai troppe cose da fare…

Tornare dalle vacanze con un mare di messaggi in chat o troppi incarichi in sospeso può sopraffare. La suddivisione in attività gestibili può aiutarti a stare dietro a tutto. Puoi chiedere ad AI Companion di riassumere i tuoi thread di chat e trovare le attività da aggiungere all'elenco delle cose da fare, partendo dai tuoi messaggi. Ti consiglierà quindi da dove iniziare per i passaggi successivi, come pianificare una riunione, redigere una risposta tramite chat o e-mail oppure creare un documento. Con AI Companion che crea la tua prima bozza, puoi risparmiare ore di ricerca e brainstorming e perfezionare il tuo messaggio in modo che trasmetta il tuo punto di vista in modo efficace. 

Zoom Tasks with AI Companion è incluso in piani Zoom Workplace a pagamento selezionati. Ecco come iniziare a usarlo:

1. Controlla che l'app Zoom Workplace sia aggiornata (alla versione 6.4.3 e successive).
2. Nelle impostazioni del tuo account online, vai alla scheda AI Companion, quindi scorri verso il basso fino alla sezione delle attività. Per provare tutto ciò che questa soluzione può offrirti, abilita l'impostazione per consentire ad AI Companion di creare e gestire le attività, nonché l'impostazione per generare attività a partire dalle trascrizioni delle riunioni.
3. Per visualizzare le tue attività, fai clic sull'icona delle attività nella barra di navigazione superiore. (Non la vedi? Fai clic su “Altro”).

Consigli rapidi

Dopo avere abilitato Tasks in Zoom Workplace, segui questi consigli per iniziare ad aggiungere e monitorare le tue attività.

• A fine giornata o dopo una serie di riunioni, controlla le tue “Attività consigliate” per esaminare le attività che ti sono state assegnate. Fai clic su “Accetta” per aggiungerle all'elenco Le mie attività. 
• Fai clic sull'icona AI Companion a forma di stella all'interno dell'attività per visualizzare le azioni consigliate che completeranno l'attività.
• Quando nell'e-mail o chat per il team ci sono degli elementi che desideri aggiungere alla scheda Le mie attività, cliccali con il tasto destro per aggiungerli all'elenco. Non dovrai più tenere le chat contrassegnate come non lette soltanto per ricordarti di intraprendere delle azioni! 
• Puoi aggiungere le tue attività manualmente facendo clic sul pulsante +.
• Facendo clic su “Visualizza dettagli”, puoi visualizzare ulteriori informazioni sulle singole attività, incluso un link alla loro origine, come il riepilogo di una riunione o un messaggio di chat. Puoi anche modificare le tue attività per aggiungere note e informazioni.
• Se non disponi di AI Companion, puoi comunque utilizzare Zoom Tasks come soluzione di gestione delle attività per tenere traccia di tutte le tue cose da fare da un unico posto e semplificare il tuo modo di lavorare. 

Per scoprire di più sulle capacità dell'IA agentica disponibili per assisterti nella giornata lavorativa, visita la pagina di AI Companion.

*Zoom AI Companion potrebbe non essere disponibile per tutte le regioni o per tutti i settori. Incluso senza costi aggiuntivi con i servizi a pagamento del tuo account utente Zoom.

**Il calcolo per manager è una stima basata sulle informazioni sullo stipendio medio per i ruoli manageriali fornite dal Bureau of Labor Statistics degli Stati Uniti.