팀워크를 구축하기 어려운 분산된 팀 - 글로벌 팀 협업을 위한 팁

분산된 팀은 대개 효과적인 협업을 위해 더 많은 노력을 기울여야 합니다. 그리고 팀원이 최신 정보를 얻을 수 있도록 지원하기 위한 수많은 작업이 진정한 협업에 방해가 되기도 합니다. 예를 들어, 회의록이나 실행 항목을 보내거나 공동 작업자에게 프로젝트의 진행 상황을 업데이트하는 등의 작업은 다른 사람들과 소통하고 의미 있는 작업에 집중하는 데 방해가 될 수 있습니다. 실제로 '업무 환경에서의 AI'라는 Zoom 보고서에 따르면 리더의 73%와 직원의 55%가 일주일에 최소 두세 번은 동료와 회의록 및 실행 항목을 공유하고, 리더의 71%와 직원의 51%가 일주일에 여러 번 프로젝트 상태를 업데이트하는 것으로 나타났습니다. 이는 팀 협업을 방해할 수 있는 바쁜 업무가 많다는 뜻입니다.

Zoom도 이러한 문제에서 자유롭지 않습니다. Zoom은 글로벌 기업이기에 팀 협업에 전략적으로 접근해야 했습니다. Zoom은 문제 해결에 자체 도구를 활용합니다. 이러한 경험 덕분에 팀워크를 더 효율적으로 실현할 수 있도록 도와주는 새로운 기능 및 솔루션을 구상하고 설계할 수 있었습니다. 아래에서 Zoom이 협업하는 방법을 살펴보세요.

서로 다른 대륙에 있는 팀원들에게 협업은 실행 계획 측면에서 어려운 과제입니다. 대개 모든 사람이 라이브 통화에 참여하기 위해서는 누군가는 한밤중에 참여해야 합니다. 

팀을 하나로 묶어 주는 접착제 같은 역할을 하는 Zoom 플랫폼은 팀이 시간대와 언어에 구애받지 않고 계속 협업할 수 있도록 지원합니다. 이 플랫폼의 핵심은 직원들이 일대일 또는 그룹으로, 비동기식 또는 실시간으로 커뮤니케이션할 수 있는 방법을 제공하는 Zoom Team Chat에 있습니다. 

생산성 애플리케이션 책임자인 Darin은 이렇게 말합니다. "저는 미국 동부 표준시에 근무하고 업무 상대방 대부분은 서부 표준시에 근무해요. 유럽과 아시아 지역 사람들과도 일하고요." "진정한 글로벌 협업이 이뤄지고 있어요."

관리자인 Darin은 업무 시간 외에 동료들에게 채팅을 보내는 것을 조심하려고 노력합니다. "업무 시간 이후에 메시지를 받는 것에 개의치 않아 하는 사람도 있지만, 업무 시간과 개인 시간을 구분하는 걸 원하는 사람도 있죠. Team Chat을 사용하면 두 가지 요구를 모두 충족할 수 있습니다. 수신자가 아침이나 원하는 시간에 채팅을 받을 수 있도록 예약하면 되거든요"라고 Darin은 말했습니다. 

Darin은 Team Chat을 통해 직접 활발히 참여하고 있거나 개략적으로 정보만 알아야 하는 다양한 업무 흐름의 현재 상태를 파악할 수 있습니다. 이러한 대화가 다른 언어로 진행되더라도 Darin은 Zoom이 기본 제공하는 Team Chat 번역 기능을 사용하여 메시지를 번역할 수 있습니다. 예를 들어 미팅, 채팅 등 여러 제품에 걸쳐 협업이 이루어지는 경우 지속되는 회의 채팅을 통해 한 곳에서 토론을 계속 진행하고 회의가 끝난 후에도 대화를 이어갈 수 있습니다.

Darin은 시간을 절약하기 위해 크로스 플랫폼 기능을 갖춘 Zoom의 생성형AI 어시스턴트인 Zoom AI Companion을 사용하여 긴 채팅 스레드를 요약합니다. 이를 통해 세세한 내용에 얽매이지 않고 팀 활동의 흐름을 파악할 수 있습니다.

"채팅을 통해 엄청나게 많은 커뮤니케이션이 이루어집니다. 너무 복잡해서 덮어두고 싶은 내용도 있지만 정보를 제공하는 내용도 있습니다. 하지만 읽지 않은 메시지가 30~40개나 되는 채팅 채널에서도 요약을 보고 요점을 파악한 후 다음으로 넘어갈 수 있어요. 시간 투자 대비 효율 측면에서 필수 기능이죠"라고 Darin은 말했습니다.

Zoom 직원들은 커뮤니케이션, 토론, 의사 결정을 위한 허브인 Zoom Team Chat을 사용합니다. 하지만 팀원이 제품 모형을 공유하거나 버그를 지적해야 하는 경우 말과 정적인 이미지만으로는 모든 이야기를 전달할 수 없는 경우가 많습니다. 

"예전에는 스크린샷을 찍고 설명을 작성하여 채팅이나 문서에 붙여 넣었어요. 진행 상황은 파악할 수 있지만 시간이 훨씬 더 많이 걸렸죠"라고 Darin은 말했습니다. 

이러한 프로세스는 Zoom 플랫폼에 내장된 비동기식 비디오 도구인 Zoom Clips가 도입되면서 바뀌었습니다. 

"Clips를 사용하면 비디오를 통해 비동기식으로 협업할 수 있어요. 데모를 보여줄 때 가장 유용한 도구라고 생각합니다"라고 제품 관리자인 Matthieu는 말했습니다. 프랑스에서 Matthieu는 전 세계 엔지니어링 팀과 협력하여 특정 제품 기능을 세밀하게 조정할 수 있습니다.

"엔지니어링 팀이 기능을 개발하고 짧은 데모를 녹화하면, 제가 온라인으로 해당 기능이 요구사항과 디자인에 맞는지 확인합니다"라고 Matthieu는 말하며 "요구 사항에 맞지 않는 부분을 발견하는 경우 클립의 특정 지점에 댓글을 달면 거기서부터 토론을 시작할 수 있죠"라고 설명했습니다.

이러한 피드백 루프의 다른 한편에는 제품 디자인 관리자인 Kendall과 그의 팀이 있습니다. "디자이너인 저는 Clips 링크를 통해 요구사항을 전달받을 때가 있어요. 그러면 마치 방금 제품 관리자와 회의를 한 것처럼 컨텍스트를 파악할 수 있어요"라고 Kendall은 말했습니다. "오후에 디자인 초안이 준비되면 몇 분 동안 클립을 준비하여 제 아이디어를 보여주고, 다음 날 아침 클립이나 Team Chat에서 댓글을 받죠. 모든 것이 잘 되어 있으면 사람들이 클립에 좋아요를 남기죠."

Zoom Clips에서 사용할 수 있는 고급 기능은 이모지 반응뿐만이 아닙니다. 비디오 품질을 높이기 위해 Kendall과 Matthieu는 모습을 수정하거나 소음 억제 기능을 활용하거나 아바타를 사용하기도 합니다. 클립이 공유되면 얼마나 많은 사람이 조회했는지 확인하거나 클립의 특정 지점에 남겨진 질문과 댓글에 응답할 수 있습니다.

Darin은 채팅 메시지를 주고받는 이 솔루션이 팀에 큰 투자 대비 효과를 가져다줄 것으로 보고 있습니다. "저희는 매우 짧은 시간 내에 명확하게 커뮤니케이션하고 있어요"라고 Darin은 말했습니다.

Matthieu는 시차가 문제가 되지 않는 경우에도 실제 회의보다 클립 녹화를 더 선호하는 상황이 있다는 것을 알게 되었습니다. "회의에서 시연하는 경우 준비해야 할 것도 있고, 실시간으로 질문에 답해야 하는 부담을 느낄 수 있기 때문에 효과가 떨어질 수 있어요." "하지만 Clips을 사용하면 바로 녹화를 시작할 수 있어서 시연에 소요되는 시간이 크게 단축되었죠"라고 Matthieu는 말했습니다.

Matthieu는 회의를 관전하기만 하는 경우 회의를 실시간으로 보는 대신 가장 편한 시간에 마음대로 데모를 시청할 수 있다는 점이 마음에 든다고 말합니다. "집중력이 더 높아졌어요. 필요한 경우 처음으로 돌아가거나 특정 지점으로 이동할 수도 있죠."

영국의 콘텐츠 디자이너인 Laura는 비동기식 커뮤니케이션 덕분에 제시된 정보를 이해하고 아이디어를 정리할 시간을 얻습니다. Laura는 "개인적으로, 클립을 받을 때 뭐라고 반응할지 생각할 여유가 생겨서 좋아요"라고 말하며 "클립을 사용하면 커뮤니케이션이 조금 더 편해져요"라고 덧붙였습니다.

글로벌 팀이 극복해야 할 과제는 시간대뿐만이 아닙니다. 언어 장벽으로 인해 팀이 명확하게 커뮤니케이션하지 못할 때도 있습니다. 팀 협업 도구는 다양한 언어 간의 커뮤니케이션을 지원할 수 있어야 합니다. 

회의 전에 안건을 제공하는 것은 일반적으로 좋은 관행이기도 하지만, 기본 회의 언어를 사용하지 않는 사람들이 회의를 미리 준비하는 데에도 도움이 됩니다. Darin은 Zoom Notes에서 안건을 추적하고, 채팅에서 공유하거나 회의 탭에서 불러올 수 있다고 말합니다.

다른 언어를 주로 사용하는 Laura의 엔지니어링 및 제품 디자인 팀원들이 Team Chat에서 회의 안건을 공유하면, Laura는 몇 번만 클릭하여 메시지를 영어로 번역할 수 있습니다. 회의 중에는 실시간 번역 자막을 켜서 대화를 따라갈 수 있습니다. "언어가 큰 장벽이 되지 않고 편안하게 참여하고 들을 수 있어요"라고 Laura는 말했습니다.

최근 Zoom은 글로벌 팀의 원활한 커뮤니케이션을 돕기 위해 Zoom AI Companion에 더 많은 기능을 도입했고, 회의 중 기능에 최대 36개 언어를 지원하고 있습니다(현재 미리보기 상태). 이 기능을 활성화하면 AI Companion이 지원되는 언어가 회의에서 사용될 때를 자동으로 감지하여 해당 언어로 회의 요약을 생성합니다. 또한 AI Companion은 회의에서 해당 언어가 사용되지 않는 경우에도 질문에 대한 답변을 지원되는 언어로 제공할 수 있습니다. 즉, Laura와 같은 회의 참가자는 다른 언어로 대화가 진행 중일 때에도 AI Companion에게 영어로 질문하고 영어로 답변을 받을 수 있습니다.

분산된 팀이 시간대와 언어 장벽을 넘어 더 원활하게 커뮤니케이션할 수 있도록 지원하고 싶다면 다음 세 가지 사항을 고려하세요. 

1. 중앙 허브를 통해 팀이 최신 정보를 파악할 수 있습니다. 팀원이 어디에서 정보를 찾을 수 있는지 알면 협업이 더 원활해집니다. 광범위한 회사 커뮤니케이션을 지원하는 Workvivo, Meetings, Team Chat, Clips가 포함된 팀 커뮤니케이션 및 협업 을 위한 단일 플랫폼을 통해 직원은 Zoom을 벗어나지 않고도 부서 간 프로젝트를 파악하고 조직 관련 업데이트를 받을 수 있습니다. "이제 Workvivo는 최신 회사 소식을 확인할 수 있는 최고의 장소예요"라고 Matthieu는 말했습니다.
2. 모든 것이 "실시간"으로 진행될 필요는 없습니다. Team Chat과 Clips를 통한 비동기식 커뮤니케이션은 어떤 상황에서는 실시간 회의만큼 효과적이거나 대화를 시작하기에 좋은 방법이 될 수 있습니다. Laura의 말처럼, "Clips는 회의를 대체하는 것이 아니라 흐름을 유지하기 위한 보조 도구에 가까워요." 또한, 회의에 참석할 수 없더라도 AI가 생성한 회의 요약을 통해 회의 내용을 파악할 수 있습니다.
3. 통합 솔루션은 시간을 절약해 줍니다. 팀원이 타사 번역 도구 사이를 오갈 필요가 없으므로 동료들과 더 빠르고 효율적으로 커뮤니케이션할 수 있습니다. "Team Chat의 번역 기능은 팀에 큰 도움이 돼요. 의심스러운 부분이 있을 때 메시지의 의미를 다시 확인할 수 있어 매우 편리해요"라고 Kendall은 말했습니다.

Zoom Workplace가 있으면, Zoom Clips와 Team Chat을 오늘 바로 사용할 수 있습니다! Zoom Clips 사용자 가이드 및 Zoom Team Chat 가이드를 살펴보세요. 

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