Przewodnik: Jak skutecznie korzystać z czatu służbowego

Aplikacje do czatu w miejscu pracy są niezbędnym środkiem komunikacji z osobami z całej organizacji, niezależnie od tego, czy znajdują się one w sąsiednim boksie czy w innej strefie czasowej. Platformy do przesyłania wiadomości w czasie rzeczywistym tworzą atmosferę współpracy, w której pracownicy mogą czatować indywidualnie lub w grupach oraz swobodnie wymieniać się informacjami poza zaplanowanymi spotkaniami i rozmowami telefonicznymi. 

Większość aplikacji do czatu służbowego jest prosta w obsłudze, co ułatwia wysłanie wiadomości do współpracownika lub utworzenie kanału grupowego bez większego doświadczenia czy przeszkolenia. Jednak gdy zagłębisz się w funkcje dodatkowe, takie jak możliwości AI i narzędzia do organizacji, czat służbowy może gruntownie przeobrazić Twój sposób komunikowania się. Zapewnia on centralne, uporządkowane miejsce do efektywnej współpracy, w którym możesz łatwo przeszukiwać rozmowy i pliki, aby znaleźć potrzebne informacje, a także zapewniać członkom zespołu aktualne informacje o postępach większych i mniejszych projektów.

Jeśli dopiero zaczynasz korzystać z czatu biznesowego, oto przewodnik, dzięki któremu poznasz najważniejsze tajniki organizacji czatu i związanej z nim etykiety. W przewodniku omówiono następujące zagadnienia: 

• Sposoby na zorganizowanie przestrzeni czatu służbowego
• Wskazówki dotyczące skutecznej komunikacji za pomocą czatu dla firm
• Niezbędne funkcje, na które warto zwrócić uwagę w aplikacji do czatu
• Jak rozwiązanie do czatów służbowych, takie jak Zoom Team Chat, może pomóc Twoim zespołom w lepszej współpracy

Niezależnie od tego, czy Twój zespół pracuje w pełni zdalnie, w trybie hybrydowym czy z członkami obecnymi fizycznie, współcześni pracownicy często współpracują z kolegami i koleżankami nieznajdującymi się w tej samej lokalizacji. Zorganizowana przestrzeń czatu służbowego pomaga zniwelować tę odległość i sprzyja skutecznej współpracy zespołowej. Oto jak stworzyć produktywne środowisko w aplikacji do czatu zespołowego.

Ustal konwencje nazewnictwa kanałów

Kanał czatu zazwyczaj oznacza przestrzeń czatu grupowego w aplikacji do przesyłania wiadomości, takiej jak Zoom Team Chat, Slack lub Microsoft Teams. Kanały można tworzyć w celu zebrania większej liczby osób wokół konkretnego tematu dyskusji. Dlatego zalecamy opracowanie jasnych konwencji nazewnictwa kanałów, aby były łatwo rozpoznawalne i możliwe do wyszukania. Na przykład używanie prefiksów, takich jak „proj-” w przypadku kanałów projektowych lub „zespol-” na potrzeby dyskusji zespołowych, ułatwia wszystkim znajdowanie szukanych treści. 

Tworzenie odrębnych kanałów dla różnych grup i zespołów w organizacji pomaga budować poczucie wspólnoty, a jednocześnie sprawia, że rozmowy koncentrują się na zamierzonej tematyce. 

• Ogólnofirmowy kanał ogłoszeń może służyć jako główne źródło ważnych aktualizacji. W zależności od wielkości organizacji można rozważyć ograniczenie pozwoleń do publikowania, co pomoże w zachowaniu przejrzystości. 
• Kanały przeznaczone dla konkretnych zespołów umożliwiają prowadzenie ukierunkowanych dyskusji w działach, natomiast kanały projektowe ułatwiają współpracę w ramach konkretnych inicjatyw. 
• Koordynacja pracy między zespołami z różnych obszarów funkcjonalnych jest łatwiejsza dzięki dedykowanym kanałom, które łączą osoby z różnych działów. 
• Ponadto kanały społecznościowe lub „pogawędkowe” zapewniają przestrzeń do swobodnej rozmowy i wzmacniania więzi w zespole, pomagając pielęgnować kulturę firmy w przestrzeni cyfrowej. 

Poszczególne typy kanałów możesz rozróżnić za pomocą emotikonów i ikon, aby były łatwiejsze do znalezienia na liście czatów.

Przekazuj informacje na bieżąco dzięki przestrzeniom współdzielonym

Przestrzenie współdzielone to funkcja czatu, która ułatwia zespołom synchronizowanie działań. Na przykład w Zoom Team Chat można utworzyć przestrzeń współdzieloną obejmującą kilka kanałów grupowych, do których powinni mieć dostęp wszyscy członkowie. Zaproszenie osoby do przestrzeni współdzielonej powoduje jej automatyczne dodanie do wszystkich zawartych w niej kanałów grupowych. Jest to przydatne, jeśli zarządzasz zespołem i chcesz do niego wprowadzić nowego pracownika, dodając go jednocześnie do ogólnofirmowego kanału ogłoszeń, kanału ogólnodziałowego i kanału swojego zespołu. Nie wszystkie aplikacje do czatu oferują tę funkcję, a jest ona przydatnym sposobem na prowadzenie listy niezbędnych kanałów przeznaczonych dla zespołów.

Stwórz własną zorganizowaną przestrzeń z folderami i gwiazdkami

O ile nazwy kanałów i przestrzenie współdzielone ułatwiają dbanie o porządek w większej grupie, możesz również stworzyć własną strukturę organizacyjną przy użyciu takich funkcji jak foldery i elementy oznaczone gwiazdką. Gwiazdki często są zarezerwowane dla najważniejszych kanałów, na które zaglądasz codziennie lub które chcesz otwierać w mgnieniu oka. Możesz utworzyć dowolną liczbę folderów, aby uporządkować czaty w różne kategorie – według działu, projektu lub kanałów społecznościowych. Zoom Team Chat pozwala rozwijać lub zwijać widok tych folderów, pomagając utrzymać porządek i skoncentrować się na niezbędnych kanałach.

Team Chat jest częścią platformy Zoom Workplace, co oznacza, że wszystkie Twoje narzędzia do komunikacji, współpracy i produktywności są dostępne w jednej aplikacji. Od wideokonferencji po rozmowy telefoniczne w chmurze – spotkanie z członkami zespołu możesz rozpocząć lub zaplanować bezpośrednio z aplikacji do czatu służbowego. Ponadto Team Chat umożliwia asynchroniczną komunikację dzięki takim funkcjom jak wiadomości głosowe, nagrywanie ekranu, zaplanowane wiadomości, przypomnienia i wiele innych.

Aplikacja Team Chat jest zawarta we wszystkich planach Zoom Workplace bez dodatkowych kosztów czy umów. Chcesz zmienić obecną aplikację do czatu? Zobacz, jak Team Chat wypada w porównaniu ze Slackiem i Microsoft Teams. 

Porównaj aplikacje do czatu