AI 생산성 시리즈: AI 메모 작성 앱으로 시간을 절약하고 집중력을 유지할 수 있는 방법

미팅에서 회의록 작성을 담당한 적이 있다면 얼마나 어려운 작업인지 잘 알고 계실 것입니다. 모든 사람이 말한 내용을 정확하게 적으려고 하지만 잠시라도 주의가 흐트러지면 중요한 세부 사항을 놓칠 수 있습니다. 들으면서 타이핑하는 데 몰두하다 보면 토론에 온전히 참여하기가 어렵습니다. 미팅이 끝나면 메모를 정리하고 중요한 후속 단계를 포함한 요약본을 다른 팀원들에게 보내야 합니다. 이러한 모든 작업으로 인해 생산성이 저하될 뿐만 아니라 협업이 중단될 수도 있습니다. 하지만 해결책은 가까이에 있습니다. 이럴 때 꼭 필요한 도구가 AI 메모 작성 앱입니다.

많은 사람이 AI 미팅 앱과 도구를 사용하여 메모 작성을 자동화하고 미팅 정보를 요약하고 있습니다. 마치 미팅 중에 AI 비서가 옆에 앉아 여러분이 미팅에만 집중할 수 있도록 대신 메모하고 논의된 내용을 정리해 주는 것과 같습니다. 

AI 생산성 시리즈의 첫 번째 편에서 AI 메모 작성 도구를 사용할 때의 이점과 이 도구가 미팅에서 함께 할 새로운 단짝이 될 수 있는 이유를 확인해 보세요.

생성형 AI 모델은 프롬프트에 따라 메시지를 작성하는 기능이 가장 유명하지만, 정보를 요약하는 실력도 탁월합니다. 자연어 처리(NLP)를 사용하여 긴 메시지를 텍스트의 주요 정보가 포함된 짧은 요약본으로 정리합니다.

AI 메모 작성 앱은 대화의 트랜스크립트를 텍스트 입력으로 사용하여, 미팅에서 논의된 내용을 토대로 미팅 요약을 작성하고 통화 내용에 따라 주요 액션 아이템을 파악합니다. 

대부분의 AI 메모 작성 앱은 미팅 요약을 생성하기 위해 미팅 전체를 녹화해야 합니다. 미팅 녹화를 원하지 않는다면 녹화본이 필요 없는 도구를 찾아보세요. 예를 들어 Zoom AI Companion은 임시 트랜스크립트만으로 미팅 요약을 생성할 수 있습니다(자세한 내용은 아래 참조).

직장에서 미팅 중에 메모를 작성하고 동료들과 메모와 액션 아이템을 공유하다 보면 상당한 시간이 소모될 수 있습니다. Morning Consult*가 최근 실시한 설문조사에 따르면 팀 리더의 약 75%가 이러한 작업을 일주일에 두세 번 이상은 수행한다고 답했으며, 조사에 참여한 리더 중 48%는 메모하는 데 필요한 시간보다 공유하는 데 걸리는 시간이 더 많다고 답했습니다.

AI로 메모를 작성하면 단순한 시간 절약 그 이상의 장점이 있습니다. AI 메모 작성 앱을 사용할 때 얻을 수 있는 몇 가지 장점은 다음과 같습니다.

미팅 중 멀티태스킹은 그만

메모를 작성하다 보면 본인이 토론에 기여할 수 있는 내용보다는 급히 해야 할 작업에 집중하게 됩니다. AI 메모 작성 앱을 활용하면 온전히 미팅에 집중할 수 있습니다.

사소한 것도 놓치지 않는 꼼꼼함 

미팅에서 잠시 자리를 비웠다가 중요한 내용을 놓친 적이 있으신가요? AI는 메모를 작성하다가 휴식을 취할 필요가 없으므로 모든 내용을 기록할 수 있습니다.

보다 효율적인 시간 활용

미팅이 끝날 때마다 다른 사람과 공유할 메모를 깔끔하게 정리하려면 상당한 시간이 소요됩니다. AI가 작성한 메모는 생성한 즉시 공유할 수 있습니다.

놓친 미팅 내용을 따라잡도록 지원

쉴 틈 없는 일정 속에 미팅 시간이 겹치더라도 걱정하지 마세요. 동료에게 업데이트를 요청하는 대신 (그리고 빠진 내용이 있을지도 모르는 동료의 메모에 의존하는 대신) AI가 작성한 미팅 요약으로 놓친 내용을 빠르게 파악할 수 있습니다.

반가운 소식은 모든 Zoom 미팅이 끝난 후 받은 편지함으로 자동 메모가 전달되는 AI 기반 메모 작성 기능이 이미 제공되었을 수도 있다는 것입니다. Zoom AI Companion은 Zoom 사용자 계정에 할당된 유료 서비스에 추가 비용 없이 포함되어 있습니다.** (대상 유료 Zoom 요금제를 사용하고 있지 않다면,  지금 업그레이드하여 AI Companion이 제공하는 이점을 누리세요.)

AI Companion은 Zoom 플랫폼에서 수행하는 모든 작업에 유용하지만 그중에서도 미팅 요약은 가장 인기 있는 기능입니다. 3개월 만에 AI Companion은 280만 건 이상의 미팅 요약을 작성했습니다. 메모할 필요가 없어지면서 많은 시간을 절약할 수 있었죠!

AI Companion은 임시 미팅 트랜스크립트를 사용하여 미팅 내용에 관한 세부 요약을 작성하므로 원하지 않는다면 미팅을 녹화하지 않아도 됩니다. 주제별로 미팅 요약을 정리하여 어떤 내용이 논의되었고 누가 어떤 말을 했는지 확인할 수 있습니다. 무엇보다 독보적인 기능은 미팅 내용을 기반으로 다음 단계나 액션 아이템을 파악하는 기능입니다. 미팅 내용을 간단하게 보고 싶다면 상단에서 간략한 개요로 정리된 요약본을 확인하세요. 

글로벌 팀에게 희소식이 있습니다. AI Companion의 지원 언어가 확장되어 이제 영어 이외에도 32개 언어로 미팅 요약을 작성할 수 있습니다(미리보기로 제공)!

미팅에서 AI 기반 메모 작성 기능의 도움을 받을 준비와 더불어 업무 전반에서 활용할 수 있는 다른 생산성 도구를 사용할 준비가 되셨나요? AI Companion을 최대한 활용하기 위해 알아야 할 모든 사항은 시작 가이드에서 확인하세요.

*미국, 영국, 아일랜드, 독일, 프랑스, 일본, 싱가포르, 호주의 정규직 지식 근로자 11,023명을 대상으로 실시한 설문조사 결과입니다. 이 설문조사는 Zoom Communications, Inc.의 의뢰로 Morning Consult에서 2023년 8월 10일~25일에 실시했습니다.

**참고: AI Companion은 일부 지역 및 업종에는 제공되지 않을 수 있습니다.