VoIP란 무엇이며 어떻게 작동할까요? 현대 비즈니스를 위한 가이드

기존 전화 시스템에만 의존해 커뮤니케이션하던 시대는 오래 전에 끝났습니다. 음성 인터넷 프로토콜(VoIP)은 유연하고 경제적이며 풍부한 기능을 갖춘 대안 시스템을 제공하여 우리가 연결하는 방식을 혁신했습니다.

기존 전화 시스템은 번거로울 수 있습니다. 비싸고 유연성이 떨어지며 오늘날 비즈니스에 필요한 최신 기능이 부족한 경우가 많습니다. VoIP는 이런 점을 해결해 줍니다. 비용 절감을 원하는 스타트업이든 효율성 증대를 목표로 하는 대기업이든 상관없이 VoIP에서 이점을 얻을 수 있습니다.

이 글에서는 VoIP의 정의, 작동 방식, 장단점, VoIP 시스템에서 살펴봐야 할 주요 기능 등 VoIP에 관한 모든 필수 정보를 알아봅니다.

VoIP는 기존 전화선 대신 인터넷을 사용하여 전화를 걸 수 있는 기술입니다. 물리적 유선에 의존하는 일반 전화와 달리 VoIP는 음성을 데이터로 변환하여 인터넷을 통해 통화 상대방에게 전송합니다. 이메일 전송과 비슷하게 작동하지만 텍스트 대신 음성을 사용합니다. 

일반적으로 VoIP 환경에서 조직은 필요한 하드웨어, 소프트웨어 및 인프라를 포함하는 자체 VoIP 시스템을 유지 관리합니다. 이를 통해 비즈니스는 더 낮은 비용으로 유연하게 커뮤니케이션할 수 있습니다.

이제 VoIP의 작동 방식을 자세히 알아보겠습니다.

1. 음성 신호의 디지털화: VoIP 시스템은 발화된 단어(아날로그 음성 신호)를 디지털 데이터로 변환합니다. 이 변환 과정에서 음성 데이터를 컴퓨터 및 기타 디지털 기기가 쉽게 처리할 수 있는 형식으로 인터넷을 통해 전송할 수 있습니다.
2. 데이터 패킷화: 음성이 디지털화된 후에는 패킷이라는 작은 덩어리로 나뉩니다. 각 패킷에는 음성 데이터와 그 데이터의 출처 및 목적지 정보가 포함되어 있습니다. 음성 데이터는 이러한 패키징을 통해 인터넷을 통해 효율적으로 이동할 수 있습니다.
3. 인터넷을 통한 전송: 이제 음성 데이터가 패킷으로 패키징되었으므로 인터넷으로 전송할 준비가 되었습니다. 이러한 패킷은 라우터와 스위치와 같은 다양한 네트워크 기기를 통과하여 목적지까지 이동합니다.
4. 패킷 재조립: 패킷이 목적지에 도착하면 올바른 순서로 재조립됩니다. 마치 퍼즐 조각을 맞춰 전체 그림을 드러내는 것과 같습니다. 모든 패킷이 조립되면 원래의 음성 신호가 재구성됩니다. 작은 개별 패킷으로 전송되지만 수신자는 기존 전화 통화에서와 마찬가지로 끊김 없는 선명한 오디오 전송을 듣게 됩니다.

VoIP는 비즈니스 커뮤니케이션을 혁신할 수 있습니다. 방법은 다음과 같습니다.

• 경제성: VoIP는 기존 전화 시스템에 비해 예산에 도움이 되는 옵션입니다. 인터넷을 사용하여 통화를 하면 장거리 요금이 절감되고 비즈니스 비용을 절약할 수 있습니다.
• 유연성과 확장성: VoIP 시스템은 비즈니스 요구 사항에 맞게 쉽게 조정할 수 있습니다. 새로운 사용자를 추가하든 기존 통신사를 사용하든 관계없이, VoIP는 필요에 따라 확장할 수 있습니다. 
• 풍부한 기능: VoIP는 착신 전환, 음성 메일을 메일로 변환, 비디오 회의 등 다양하고 유용한 기능을 제공합니다. 이러한 기능은 비즈니스 커뮤니케이션과 생산성을 향상합니다.
• 휴대성 및 접근성: VoIP에서는 물리적 전화선에 얽매이지 않습니다. 인터넷이 연결된 곳이라면 어디서나 전화를 걸고 받을 수 있으므로 업무 방식과 장소를 더욱 유연하게 조정할 수 있습니다.
• 통합 기능: VoIP 시스템은 다른 비즈니스 도구 및 애플리케이션과 통합되므로, 워크플로가 간소화되어 다른 업무와 함께 커뮤니케이션을 더 쉽게 처리할 수 있습니다.
• HD 음질: VoIP는 고품질(HD) 음성을 지원하여 선명하고 자연스러운 음질의 통화로 전반적인 커뮤니케이션 경험을 개선합니다.
• 환경적 이점: VoIP에는 물리적 인프라와 하드웨어가 많이 필요하지 않으므로, 에너지 소비를 절약하고 비즈니스가 환경에 미치는 영향을 줄일 수 있습니다.

VoIP는 수많은 이점을 제공하지만, 몇 가지 단점과 제한 사항도 있습니다. 여러분이 겪을 수 있는 몇 가지 문제를 살펴보겠습니다.

• 인터넷 연결에 대한 의존성: VoIP는 안정적인 인터넷 연결에 의존합니다. 인터넷 중단 또는 장애가 발생하면 통화 품질과 안정성에 영향을 미칠 수 있습니다.
• 인터넷 연결 불량으로 인한 품질 문제: 대역폭이 부족하거나 네트워크가 혼잡하면 특히 사용량이 많은 시간대에 통화 끊김, 지연, 통화 품질 저하가 발생할 수 있습니다.
• 제한된 긴급 통화 기능: 기존 전화 시스템과 달리 VoIP는 긴급 통화에 대해 동일한 수준의 안정성을 제공하지 못할 수 있습니다. 정전이나 인터넷 중단과 같은 요인이 긴급 통화 기능에 영향을 미칠 수 있습니다.
• 호환성 문제: VoIP는 특정 기기나 서비스, 특히 구형 하드웨어나 독점 시스템과 호환되지 않을 수 있습니다. 이는 VoIP를 기존 인프라와 통합하거나 VoIP로 외부 파트너와 통신할 때 문제가 될 수 있습니다.
• 규제 고려 사항: VoIP에는 지역마다 다른 고유한 규제 요건 및 규정 준수 표준이 적용됩니다.

귀사의 모든 커뮤니케이션 요구 사항을 충족하는 VoIP 전화 시스템을 찾고 계신가요? 다음은 비즈니스 커뮤니케이션을 더 원활하게 만들어 줄 수 있는 몇 가지 기능입니다.

통합 커뮤니케이션

모든 커뮤니케이션 도구가 한 곳에 있다고 상상해 보세요. 통합 커뮤니케이션을 사용하면 회의, 전화, 팀 채팅을 원활하게 통합할 수 있습니다. 이는 팀 협업을 위한 강력한 중앙 사령탑이 생기는 것과 같습니다.

자동 접수 교환원

부재중 통화는 이제 잊고 가상 접수 교환원을 이용하세요. 가상 접수 교환원은 발신자를 전문적 태도로 맞이하고 적절한 담당자나 부서로 연결해 줍니다. 24시간 연중무휴로 통화를 관리하는 유용한 도우미로, 모든 발신자가 소중하게 대접받고 있다는 느낌을 받도록 돕습니다.

데스크톱 및 모바일 호환성

데스크톱과 모바일 호환성을 통해 이동 중에도 연결 상태를 유지하세요. 사무실에 있든 외부에 있든 호환되는 모든 기기에서 VoIP 전화 시스템에 액세스할 수 있으므로 중요한 통화를 놓칠 일이 없습니다.

암호화 및 보안

암호화와 강력한 보안 조치로 민감한 커뮤니케이션을 보호하세요. 이는 통화를 위한 안전한 금고와 같은 기능을 하는 것으로, 대화를 비공개 및 기밀로 유지합니다.

통화 및 오디오 품질

직접 대면하여 대화하는 듯한 선명한 통화 품질을 경험하세요. 고품질 오디오를 사용하면 선명한 음질로 자신 있게 소통할 수 있어 모든 대화가 수월해집니다.

Zoom Phone의 포괄적인 통화 기능을 이용하면 어떤 불편함도 감수할 필요 없이 유연한 모바일 클라우드 전화 시스템의 장점을 누릴 수 있습니다. 또한, 원활한 통합으로 워크플로를 간소화하고, 통화 후 요약 및 음성 메일 작업 추출과 같은 AI 기반 도구로 생산성을 높이며, HD 음질로 선명한 커뮤니케이션을 경험할 수 있습니다.

여기에 통화 녹음, 음성 메일 대화 내용, 모바일 앱 액세스 등의 기능도 제공되어 비즈니스 커뮤니케이션을 처리하기가 그 어느 때보다 쉬워집니다.

비즈니스를 위한 커뮤니케이션 옵션에서 VoIP와 기존 전화 서비스는 대표적인 두 가지 경쟁 서비스입니다. 지금부터 두 서비스를 자세히 비교해 보겠습니다.

• 비용: VoIP는 일반적으로 월 요금이 저렴하고 장거리 요금이 절감되어 기존 전화 서비스보다 비용을 절약할 수 있습니다. 그러나 장비 및 인프라를 설치하기 위한 초기 비용이 발생할 수 있습니다.
• 기능: VoIP는 착신 전환, 음성 메일을 이메일로 변환, 비디오 회의와 같은 다양한 고급 기능을 제공합니다. 기존 전화 서비스는 안정적이지만 사용 가능한 기능이 적을 수 있습니다.
• 유연성: VoIP는 유연성과 확장성이 뛰어나 필요에 따라 사용자를 쉽게 추가 또는 제거하고 기능을 조정할 수 있습니다. 기존 전화 서비스는 자유도가 낮고 변화하는 비즈니스 요구 사항에 대응하는 능력이 떨어질 수 있습니다.
• 안정성: 기존 전화 서비스는 인프라 및 백업 시스템이 구축되어 있어 안정성이 높은 것으로 알려져 있습니다. VoIP의 안정성은 인터넷 연결 안정성 및 서비스 공급자의 안정성과 같은 요인에 따라 달라질 수 있습니다.

Zoom Phone을 사용하면 단일 관리자 포털에서 모든 것을 관리할 수 있어 커뮤니케이션이 수월해집니다. Zoom Phone은 데스크톱과 모바일 기기에서 AI를 기반으로 하는 전화, 채팅, 회의 등을 위한 통합 플랫폼을 제공하여 워크플로를 최적화합니다. 또한 통화 후 요약, 음성 메일 작업 추출, 음성 메일 우선 순위 지정 등, Zoom Phone의 AI 기반 기능을 통해 워크플로를 간소화하고, 작업 우선 순위를 지정하며, 커뮤니케이션을 더 효율적으로 처리할 수 있습니다.

Zoom Phone은 AI 기반 협업 플랫폼인 Zoom Workplace의 다른 도구와 통합됩니다. Zoom Workplace는 커뮤니케이션을 간소화하고 생산성을 높이며 대면 상호 작용을 최적화하여 팀워크를 향상합니다. Zoom Workplace에는 오늘날의 업무 환경과 직원 참여를 개선하도록 설계된 비디오 회의, 채팅, 예약, 가상 화이트보드 등의 도구가 포함되어 있습니다.

VoIP에 관해 여전히 궁금한 점이 있으신가요? 답변해 드리겠습니다! 몇 가지 일반적인 질문을 자세히 살펴보겠습니다.

VoIP의 비용은 얼마인가요?

VoIP의 비용은 서비스 공급자, 기능, 사용자 수 등의 요인에 따라 달라집니다. 일반적으로 VoIP는 월 사용료가 저렴하고 장거리 요금이 절감되어 기존 전화 서비스보다 비용을 절약할 수 있습니다. 그러나 장비 및 인프라를 설치하기 위한 초기 비용이 발생할 수 있습니다.

휴대폰에서 VoIP를 사용할 수 있나요?

예, 많은 휴대폰에서 Zoom Workplace와 같은 앱을 통해 VoIP를 음성 커뮤니케이션에 사용할 수 있습니다. 휴대폰이 Wi-Fi에 연결되면 이러한 앱은 기존 셀룰러 네트워크 대신 인터넷을 통해 전화를 걸 수 있는 VoIP 기술을 활용하여 비용 절감을 도와주고 향상된 기능을 제공합니다.

현재 전화번호를 VoIP에서 계속 사용할 수 있나요? 

대부분의 경우 그렇습니다! VoIP 공급자는 일반적으로 번호 포팅 서비스를 제공하여 기존 전화번호를 VoIP 시스템으로 이전할 수 있도록 합니다. 즉, 익숙한 전화번호를 그대로 사용하면서 VoIP의 혜택을 누릴 수 있습니다.

VoIP가 기존 전화보다 더 안전한가요?

VoIP 보안 조치는 서비스 공급자와 구현 방식에 따라 달라질 수 있습니다. VoIP는 통신을 보호하기 위한 암호화 및 보안 기능을 제공하지만, 소프트웨어를 최신 상태로 유지하는 등의 모범 사례를 실천하는 것이 중요합니다.