5가지 일반적인 작업을 자동화하는 워크플로로 팀 시간 절약

주간 체크인 메시지를 보내거나 한 애플리케이션에서 다른 애플리케이션으로 정보를 복제하는 등의 일상적인 작업에 얼마나 많은 시간을 소비하고 있는지 생각해 보세요. 여기저기서 잠깐처럼 보이는 시간도 더 의미 있는 프로젝트에 집중하다 보면 금세 늘어날 수 있습니다. 자동화된 워크플로를 통해 귀중한 시간을 되찾을 수 있습니다.

단순하고 일반적인 비즈니스 프로세스를 자동화하면 업무 전반의 효율성을 높일 수 있습니다. 현재 베타 버전으로 제공되는 Zoom 워크플로우 자동화를 사용하면 일상적인 워크플로를 자동화하여 시간을 절약할 수 있습니다.

워크플로 자동화를 사용하면 Zoom Team Chat 내에서 다양한 작업을 자동화할 수 있을 뿐만 아니라 Zoom 회의를 자동으로 예약할 수도 있습니다. 또한 타사 앱을 통합하여 Google Drive에서 문서를 만들거나 Microsoft Outlook에서 캘린더 이벤트를 만들고 심지어 Team Chat(제공 예정)에서 바로 Jira 티켓을 만드는 등의 작업을 추가할 수 있습니다. 워크플로 자동화는 향후 Zoom Workplace 전반에 확장될 예정이며, 다른 Zoom 제품에서도 워크플로를 생성할 수 있는 기능이 제공될 예정입니다.

워크플로 자동화가 실제 업무에 어떻게 적용되는지 살펴보기에 앞서, 먼저 워크플로 자동화에 대한 개요와 작동 방식을 알아보겠습니다.

워크플로 자동화는 소프트웨어를 사용하여 여러 시스템 간에 규칙 또는 워크플로를 만들어 특정 작업을 자동화하는 프로세스입니다. Zoom 워크플로 자동화를 사용하면, 트리거 발생 시 특정 순서에 따라 자동으로 완료되는 일련의 작업을 설정할 수 있습니다. 

어떻게 워크플로를 구축할 수 있나요?

Zoom 워크플로 자동화는 기술적 경험이 없어도 쉽게 사용할 수 있습니다. Zoom Workplace의 워크플로 탭에서 먼저 미리 만들어진 템플릿을 사용하여 구체적인 요구사항에 맞게 각 단계를 사용자 지정하면 됩니다. 또는 워크플로를 처음부터 만들 수도 있습니다. 사용 가능한 단계 목록에서 단계를 선택하고 필요에 따라 새 단계를 플로에 끌어다 놓으면 됩니다.

5가지 일반적인 작업을 자동화하는 워크플로를 설정하는 방법을 알아보세요.

관리자는 팀원들이 어떤 일을 하고 있는지 추적하고 진행 중인 프로젝트의 상태를 파악해야 합니다. 많은 관리자가 이를 위해 주간 체크인을 진행합니다. 이 체크인 중에 개별 기여자는 Zoom Team Chat에서 진행 중인 작업을 공유하면 됩니다. 하지만 이렇게 일상적인 작업도 관리자에게는 놀라울 정도로 많은 시간이 소요되는 일입니다. 먼저, 미리 알림 메시지를 잊지 않고 보내야 하고 팀원들로부터 업데이트를 받아야 하며 필요한 세부 정보를 얻기 위해 후속 질문을 해야 할 수도 있기 때문입니다.

워크플로 자동화를 사용하여 이 주간 체크인을 자동화하면 모든 팀원의 생산성을 향상할 수 있습니다. 원하는 주기로 예약된 메시지를 보내는 워크플로를 만들고 팀이 적합한 정보를 쉽게 입력할 수 있는 양식을 추가하면 됩니다. 주간 할 일 목록의 작업이 하나 줄어드는 셈입니다!

특히 같은 질문이나 피드백을 반복해서 받는 역할을 맡고 있는 경우 채팅 메시지가 빠르게 쌓일 수 있습니다. 이모지 반응에 사용자 지정 가능한 응답을 하도록 워크플로를 설정할 수 있습니다. 

예를 들어, 제품 디자인 팀의 경우 긍정적인 피드백에 대해 감사하는 메시지와 함께 자동으로 응답하도록 하트 이모지를 설정할 수 있습니다. 자주 묻는 질문에 대해 제품 FAQ 링크를 공유하여 응답하도록 안경 이모지를 설정할 수 있습니다.

출장, 휴가, 경비 요청을 승인하다 보면 이메일 받은 편지함이 쌓여 가고 바쁜 업무로 하루가 마비될 수도 있습니다. 워크플로 자동화를 사용하면 승인 프로세스를 간편하고 간결하게 만들어 이러한 유형의 요청을 Team Chat에서 바로 검토하고 승인할 수 있습니다.

먼저 "휴가 요청" 워크플로 템플릿으로 시작할 수 있습니다. 필요에 맞게 템플릿을 사용자 지정한 다음 팀의 채팅 채널에 해당 워크플로 링크를 게시하기만 하면 됩니다. (모든 사람이 쉽게 찾을 수 있도록 해당 채널에 고정할 수도 있습니다.) 팀원이 관리자로부터 요청을 승인받아야 하는 경우 양식을 작성하기만 하면 검토를 위해 자동으로 관리자에게 전송되며, 관리자가 서명하면 팀원에게 알림이 다시 전송됩니다.

중요한 문서에 대한 관리자의 승인을 기다릴 때 업데이트가 있는지 확인하는 작업은 시간을 잡아먹는 것은 물론 비효율적인 일이기도 합니다. 문서에 댓글이 달렸는지 보기 위해 탭을 계속 전환하거나, 이메일에 새 메시지가 왔는지 확인하거나, 내 메시지가 좋아요 반응을 받았는지 채팅 채널을 들여다봐야 할 수도 있기 때문입니다.

관리자가 쉽게 승인을 내릴 수 있는 워크플로를 만들고 지속적으로 업데이트할 수 있도록 하세요. 승인을 받고자 하는 사람에게 이모지(예: 좋아요 및 싫어요 이모지)를 할당하면 됩니다. 그런 다음 워크플로의 다음 단계를 트리거하는 조건을 만들면 됩니다. 좋아요 이모지를 받으면 다이렉트 메시지를 보내거나 싫어요 이모지가 사용된 경우 추가 피드백을 요청하는 것입니다.

하이브리드 팀 또는 원격 팀에 합류한 신규 직원은 동료를 알아가고 유대감을 느끼는 데 더 어려움을 겪을 수 있습니다. 팀 수준 또는 부서 수준의 채팅 채널이 있다면 새로운 구성원을 자동으로 소개하는 워크플로를 설정할 수 있습니다. 주요 책임, 취미, 관심사 등을 비롯한 정보를 입력할 수 있는 양식을 만들어 직원이 쉽게 작성할 수 있게 하세요. 

신규 직원이 양식을 작성하면, 간단한 환영 메시지와 소개가 포함된 메시지를 팀 채팅 채널로 보내는 단계가 트리거됩니다. 또한 팀 캘린더와 같은 주요 리소스를 공유하는 자동화된 메시지를 통해 신규 직원이 환영받는다는 기분을 느낄 수 있게 할 수 있습니다. 언제나 그렇듯이 팀 문화에 맞게 이러한 메시지를 사용자 지정할 수도 있습니다.

이제 유료 Zoom 사용자는 베타 기간에 추가 비용 없이 워크플로 자동화를 사용할 수 있습니다.* 관리자 및 계정 소유자는 관리자 포털에서 워크플로 자동화를 활성화하여 직원들이 자동화의 이점을 누릴 수 있도록 지원할 수 있습니다. 워크플로 자동화를 시작하는 방법에 대한 자세한 내용은 지원 페이지를 확인하세요.

*참고: 베타 기간에 일부 지역 및 업종에서는 제공되지 않을 수 있습니다.