작업 공간 예약에서 방문자 관리까지: 오늘날의 하이브리드 직원이 Zoom으로 업무를 수행하는 방법

여러분이 하이브리드 환경에서 근무하는 미국 지식 근로자의 52%에 해당한다면, 사무실로의 출근이 예전과는 다르다는 것을 잘 알고 계실 것입니다. 일부 업무 시간은 원격으로 근무할 수 있는 유연성을 갖춘 많은 하이브리드 직원들이 부하 직원과의 대면 회의 또는 타 부서 팀과의 전략 세션을 예약하거나 현장에서 고객, 파트너, 공급업체를 호스트하기 위해 더욱 의도적으로 사무실에 출근하고 있습니다.

이러한 전환에 직면한 작업 공간 리더는 특히 사무실 공간과 직원 경험을 모두 최적화하는 데 있어서도 의도적인 노력을 기울여야 합니다. 많은 조직은 집의 편안한 느낌과 사무실의 정교한 기술을 갖춘 현대적인 설계를 수용하고 있습니다. 직원들이 매일 사무실에 있는 것이 아니기 때문에 설비 팀은 책상이나 회의실과 같은 사무실 자원을 더 스마트한 방식으로 최적화해야 합니다.

Zoom의 하이브리드 작업 공간 솔루션은 직원과 사무실 방문자의 다양한 요구사항을 충족할 수 있도록 도와줍니다. Zoom 작업 공간 예약과 Zoom 방문자 관리는 직원 자신은 물론, 초대하는 고객 또는 파트너를 위한 책상, 회의실, 그리고 주차 공간까지 예약할 수 있는 최상의 유연성을 제공하도록 설계되었습니다. 오늘날의 하이브리드 직원이 이러한 솔루션을 어떻게 사용하고 있는지 살펴보세요.  

핫데스킹 및 호텔링은 이제 직원들이 더 이상 좌석을 배정받지 않는 하이브리드 오피스에서 일상화되었습니다. Zoom 작업 공간 예약은 직원이 하루만 사무실에 일하든 일주일 내내 일하든 관계없이 빈 좌석을 찾고 예약할 수 있도록 도와줍니다.

다음에서 직원이 더 쉽게 하이브리드 업무를 할 수 있도록 작업 공간 예약이 제공하는 기능에 대해 알아보세요.

• AI 기반 제안: 직원은 선호도에 따라 날짜 및 좌석을 추천받거나 가장 가까운 공동 작업자 중 다수가 사무실에 출근하는 날짜를 제안받을 수 있습니다.
• 유연한 공유 작업 공간 옵션: 몇 시간 또는 하루 종일 등 원하는 공간, 예약 시간, 기간을 선택할 수 있습니다. 예를 들어 직원이 같은 요일의 같은 시간에 출근할 계획이라면 반복 예약을 할 수도 있습니다.
• 온디맨드 예약: 직원이 프런트 데스크의 키오스크를 사용하거나, Zoom 룸 외부의 예약 패널에서, 또는 작업 공간에서 바로 공간을 예약할 수 있습니다.
• 직관적인 사용자 경험: 팀은 익숙하고 즐겨 사용하는 Zoom 플랫폼에서 친숙한 인터페이스를 이용해 사무실 내 작업 공간을 예약할 수 있습니다. 또한 Zoom 모바일 앱을 사용하여 이동 중에도 공간을 예약할 수 있습니다!

사무실로 출근하면 클라이언트와 만나거나, 잠재 고객에게 제품을 시연하거나, 파트너를 맞이할 수 있는 전용 공간을 이용할 수 있다는 장점이 있습니다. 하지만 이는 스트레스로 다가올 수도 있습니다. 직원은 회의실이 비어 있고 미팅을 위한 준비가 되어 있는지 확인해야 하고, 방문자가 찾아오면 체크인 후 배지를 배부해야 하기 때문입니다. 신경 쓸 일이 아주 많습니다.

Zoom 방문자 관리 시스템은 직원이 Zoom 플랫폼을 벗어나지 않고도 사무실 방문을 계획할 수 있도록 도와주는 종합 솔루션을 통해 작업 공간 예약을 보완해 줍니다.

직원은 자신의 좌석을 예약할 수 있을 뿐만 아니라 게스트를 등록하고 게스트를 위한 공간을 예약할 수도 있습니다. 

• 초대 보내기: 게스트는 직원 호스트로부터 예약 시간과 주소가 포함된 이메일 초대장을 받게 됩니다. 
• 게스트 경험 간소화: 게스트는 미리 등록 서류를 작성하고 사진을 업로드할 수도 있습니다. 방문 당일에는 키오스크에서 간단히 체크인하기만 하면 됩니다. 
• 간편한 준비: 방문자를 사전 등록하면 사무실 관리자가 늘어난 인원에 대비하거나 직원들이 성공적인 미팅에 필요한 리소스를 확보할 수 있도록 지원할 수 있습니다.  

새로운 하이브리드 업무 시대에 직원들은 유연성과 편리함을 원하고, 작업 공간 팀은 효율성과 최적화를 필요로 합니다. 바로 Zoom을 통해 이러한 목표를 달성할 수 있습니다. 

작업 공간 예약 및 방문자 관리를 이용하면 직원은 커뮤니케이션과 협업이 이루어지는 동일한 Zoom 플랫폼에서 작업 공간을 예약할 수 있는 사용 편의성을 누릴 수 있습니다. 관리자도 똑같이 직관적인 환경을 누릴 수 있으며, 다음과 같은 분명한 이점을 얻을 수 있습니다.

•  간소화된 공간 관리: 관리자 포털에서 바로 맞춤형 사무실 지도와 좌석 위치를 간편하게 업로드하여 원활한 예약 프로세스를 만들 수 있습니다. 작업 공간에 인쇄 가능한 QR 코드를 추가하여 직원이 즉석에서 공간을 예약하도록 도울 수 있습니다.  
•  더 효율적인 리소스 할당 및 예약: 사무실에 몇 명의 직원과 방문자가 있을지 더 효과적으로 파악할 수 있다면, 점심 식사 인원을 더 정확하게 예측할 수 있고, 더 많은 사람이 근무할 때 IT 근무 시간 같은 특정 서비스를 제공할 수 있으며, 바쁘지 않은 날에 유지관리 일정을 예약할 수 있습니다.  
•  분석을 통한 작업 공간 최적화: 작업 공간 예약에서 수집한 데이터를 사용하여 팀의 작업 공간 사용 방식에 대해 자세히 알아볼 수 있습니다. 이 정보는 더 효율적이고 효과적인 작업 공간을 계획하고 구축하는 데 도움이 될 수 있습니다.  

Zoom의 작업 공간 솔루션에 대해 자세히 알아보고 Zoom 전문가와 상담하려면 Zoom Spaces 페이지를 방문하세요.

편집자 참고: 이 블로그는 2022년 7월 13일에 처음 게시되었으며, 작업 공간 예약 및 방문자 관리의 현재 가용성을 반영하여 2024년 1월에 마지막으로 업데이트되었습니다.