Zoom on Zoom: Zoom AI Companion 및 Zoom Docs로 비즈니스 프로세스에 관한 설명 작성

인공 지능(AI)에 회의적인 이들과 AI로 우리의 삶을 무한히 편리해질 것이라고 확신하는 이들 사이에는 큰 격차가 있습니다. 그래서 새로운 기술이 일상적인 워크플로에 어떻게 적용될 수 있는지 모두가 이해할 수 있도록, AI Companion을 사용하여 더 짧은 시간에 더 나은 결과를 만들어내는 방법을 사례로 소개해 드리려 합니다. 

소개해 드릴 사례는 Zoom 내부 팀의 최근 프로세스 변화 중 하나입니다. 저희가 추정한 바에 따르면, Zoom Meetings에서 논의한 내용을 Zoom Docs와 AI Companion으로 실제 결과물로 쉽게 변환할 수 있게 되면서 작업 시간이 최대 80% 단축되었습니다. 이 사용 사례에서는 하나의 특정 작업을 수행하는 하나의 특정 팀을 다루지만, 분명히 누구나 대화 내용 기능과 AI Companion을 활용하여 Zoom Meetings에서 나온 모든 지식과 정보를 패키징할 수 있습니다.

Zoom의 내부 감사팀은 시간이 많이 걸리는 업무 중 하나인 사베인즈 옥슬리법(SOX) 준수와 관련하여 내부 및 외부 감사자에게 필요한 문서로 프로세스 흐름도와 함께 프로세스 설명을 작성하는 업무에 자동화를 활용하기 위해 노력했습니다. SOX 규정 준수에 익숙하지 않은 분들을 위해 간략하게 요약하면 다음과 같습니다. 

미국 상장 기업은 2001년 제정된 미국 사베인스 옥슬리법(SOX)에 따라 증권거래위원회(SEC) 및 상장회사 회계감독위원회(PCAOB)가 정한 권위 있는 지침을 준수해야 합니다. 

이러한 노력을 지원하고 SOX 규정 준수 요건을 지키기 위해 회사 경영진과 외부 감사자는 완전하고 정확한 재무 보고에 중대한 위험을 초래할 수 있는 엔드투엔드 거래 프로세스를 이해해야 합니다. 이를 완료하는 업계 표준 방법은 문서화된 비즈니스 프로세스 흐름도와 설명을 검토하고 금융 거래를 실시간 검토하여 금융 및 관련 IT 프로세스의 설계와 효율성을 평가하는 것입니다.  

Zoom의 내부 감사팀은 매년 60개 이상의 프로세스를 평가하며, 비즈니스 이해 관계자와 100회 이상의 검토 회의를 진행합니다. 기존에는 회의에서 수작업으로 메모를 작성하고, 메모를 통합하고, 문서 초안을 작성해야 했습니다.

검토 회의에서 설명 초안을 작성하고 절차를 문서화하려면 엄청난 시간이 걸립니다. 이에 따라 내부 감사팀은 내부 이해 관계자로부터 얻은 정보를 감사자가 SOX 준수 프로세스를 지원하기 위해 활용할 수 있고, 내부적으로 이해하기 쉬운 형식으로 변환할 수 있는 가장 효율적인 최선의 방법을 찾기 시작했습니다.

저희 팀의 경험에 따르면, AI Companion을 사용하지 않고 세부 프로세스 설명을 작성, 편집, 검증, 검토 및 마무리하는 데 1~2주 정도 소요됩니다. AI Companion으로 이 프로세스의 첫 단계를 간소화하면 대화 내용을 설명 초안으로 변환하는 과정이 5분 이내에 완료됩니다. 여전히 수동 편집과 팀 검증이 필요하지만 회의 메모를 사용 가능한 초안 문서로 전환하는 초기 작업은 크게 줄어듭니다. 저희 팀이 적용한 방법은 다음과 같습니다.

1. 클라우드로 녹화된 Zoom Meetings에서 AI Companion이 요약해 주기를 원하는 프로세스를 검토합니다. 이때 일반적으로 엔드투엔드 프로세스를 규정하는 정책 및 프로세스를 설계하는 비즈니스 프로세스 소유자가 필요합니다. 예를 들어, 월말 회계 프로세스를 감독하는 재무 관리자나 회사의 신규 채용 프로세스를 감독하는 HR 관리자가 여기에 해당할 수 있습니다.
2. Zoom Meetings의 대화 내용을 복사하여 Zoom Docs에 붙여 넣습니다. 대화 내용을 붙여 넣은 후에는 대화 내용 텍스트 아래에 다음과 같은 AI Companion 프롬프트를 모두 만듭니다.
3. AI Companion을 사용하여 발표자별로 대화 내용을 분석합니다. 이 예에서는 회의 대화 내용에 세 명의 다른 발표자가 있었기 때문에 세 개의 개별 AI Companion 프롬프트를 사용하여 각 발표자의 말을 추출했습니다.
4. AI Companion에게 전체 대화 내용을 사용하여 설명을 작성하라는 프롬프트를 보냅니다. 저희의 프롬프트에는 "[발표자 1], [발표자 2], [발표자 3]의 발언을 사용하여 [회의에서 논의된 프로세스]에 대한 설명을 만들어 줄래?"라고 적혀 있습니다. 문법을 올바르게 사용해야 AI Companion이 더 상세한 설명을 전달할 수 있으므로, 더 효과적인 프롬프트를 만들려면 이름 사이에 쉼표를 사용해야 한다는 사실을 저희는 배웠습니다.
5. Zoom Docs에서 필요에 따라 서식을 지정합니다. 이때 글머리 기호 제거나 단락 스타일 변경 등 사용자가 원하는 대로 변경하도록 AI Companion에게 프롬프트를 보낼 수 있습니다.
6. AI Companion에게 [발표자 이름]을 개인의 작업 제목으로 대체하라는 프롬프트를 보냅니다. 원본 대화 내용에 여러 명의 발표자가 있는 경우에도 한 번의 프롬프트로 이 작업을 수행할 수 있습니다.
7. Zoom Docs에서 설명을 마무리합니다. 이때 설명이 대략 85% 정도 완성되는 것으로 추정됩니다. AI Companion 덕분에 저희 팀은 몇 주간의 작업 시간을 절약하여 그 시간 동안 중요한 일에 집중할 수 있게 되었습니다. 이해 관계자가 AI Companion의 설명을 검토할 때에도 최소한의 피드백이나 조정만 필요했습니다.

위의 프로세스는 SOX 비즈니스 프로세스 설명을 작성, 편집 및 유지 관리하고 이해 관계자가 필요한 문서의 초안을 작성하고 수정하는 데 현재 소요되는 시간을 줄이기 위해 설계되었습니다. 설명 작성 시간을 절약하면 결과물의 완성도를 높이는 데 더 많은 시간을 할애할 수 있고, 더 중요하게는 재무 보고에서 위험도가 높은 영역을 평가하고 관리하는 데 집중하도록 시간의 우선 순위를 재조정할 수 있다는 것입니다.

이 프로세스는 매우 한정된 규정 준수 작업에서만 유용하다고 생각하지 않습니다. Zoom Meetings에서 말로 무언가를 설명한 후 나중에 설명한 내용을 문서화하고자 할 때, AI Companion을 사용하면 Zoom Meetings의 대화 내용을 분석할 수 있습니다. 복잡한 디지털 전환 이니셔티브의 일환으로 세부적인 데스크톱 절차, 비즈니스 요구 사항 문서(BRD) 또는 향후 상태 프로세스 문서를 작성할 때 이 방법을 적용해 보세요.

물론 AI Companion을 통해 버튼 클릭 한 번으로 검토 준비가 된 설명을 완벽하게 생성할 수는 없습니다. 위의 단계에서 볼 수 있듯이, 여전히 초기 대화 내용을 위해 사람이 회의를 하고, 프롬프트 엔지니어링을 사용하고, 프로젝트가 끝날 때까지 수동으로 편집해야 합니다.

하지만 회의 내용을 트랜스크라이브하고, 주요 내용을 추출하고, 올바른 프레임워크로 수집하는 등의 첫 번째 단계가 AI Companion을 통해 모두 완료되므로 내부 팀이 중요한 결과물을 마무리하는 데 더 많은 시간과 에너지를 쏟을 수 있게 되었습니다. 일반적인 사용 사례에 대해 이러한 프로세스를 설정하면, 초기 단계의 작업을 5분 이내에 완료할 수 있습니다.

내부 감사팀은 위의 프로세스를 사용한 후 최종 수정, 이해 관계자 조정 및 공식 승인을 받기까지 몇 주에 걸쳐 여러 팀에서 최대 4~20시간이 추가로 소요될 수 있다고 추정했습니다. 줄잡아서 90%는 안 되더라도 최소 80%의 시간을 절약할 수 있습니다. 이 모든 작업이 Zoom Docs에서 직접 이루어지므로 AI 도구와 워드 프로세서 간에 복사 및 붙여넣기를 할 필요가 없습니다. Zoom Docs와 AI Companion은 이전에는 불가능했던 매끄러운 방식으로 결합되어 함께 작동합니다.

결국, 이는 하나의 프로세스를 개선하는 사례가 아닙니다. 작업을 완료하는 방법에는 여러 가지가 있으며, Zoom Workplace와 AI Companion을 사용하면 업무 중 주의가 필요한 부분에 집중할 수 있는 더 많은 옵션이 생깁니다. Zoom은 유료 서비스를 사용하는 Zoom 계정에 AI Companion을 추가 비용 없이 제공하여, 경쟁의 장을 공평하게 만들고 시간을 절약하는 도구에 대한 접근성을 높이고 있습니다.  

유연한 AI 템플릿, 협업 화면 공유, 쉽게 정리할 수 있는 데이터 표와 같은 기능을 시작하는 방법과 Zoom Docs에 대해 자세히 알아보세요.