Zoom의 AI 기반 플랫폼으로 직원 참여도와 생산성을 2배로 높인 Convera

Convera는 소규모 비즈니스부터 교육 기관, 대기업에 이르는 모든 규모 조직의 전 세계적 자금 이동을 지원합니다. Convera는 2,000명 이상의 직원이 전 세계 30,000명 이상의 고객에게 서비스를 제공하므로, Convera의 커뮤니케이션은 안정적이고 안전하며 간편해야 합니다. 2022년, 디지털 작업 공간 담당 이사인 Chris Blackstone과 그의 팀이 블루오션을 개발하는 특별한 기회를 얻었을 때 Zoom을 선택한 이유 중 하나는 바로 단순성이었습니다.

Chris는 "직장에서 사용하는 기술의 경우 직원들이 솔루션을 찾기 위해 상당히 복잡한 미로를 헤매야 할 수 있습니다"라고 말했습니다. "저희는 직원들이 전화, 회의, 디지털 협업에 사용할 수 있는 단일 애플리케이션, 단일 플랫폼을 제공하기로 결정했습니다."

처음부터 시작할 수 있는 기회는 드물었지만, Chris와 그의 팀은 그러한 상황에 처해 있었습니다. "저희에겐 기존 솔루션이나 도구가 거의 없어서 Zoom으로 시작할 수 있었습니다"라고 Chris는 말했습니다.

이 결정은 주로 Zoom Phone을 바탕으로 이루어졌습니다. "저희는 Convera에 Zoom을 포함하기 위한 초석으로 Zoom Phone을 선택했고, 거기서부터 Zoom이 제공하는 모든 새로운 기능을 확장하고 활용할 수 있었습니다"라고 Chris는 말했습니다. "처음부터 올바른 결정을 내렸던 거죠."

2년이 채 되지 않는 기간 동안 Convera의 플랫폼 사용은 Zoom Phone 및 Meetings를 넘어서 Team Chat, Webinars, Events, Contact Center까지 확대되었습니다. Convera는 Zoom Workplace 라이선스로 전환한 후 AI Companion을 비롯한 더 많은 핵심 Zoom 기능을 이용할 수 있게 되었는데, Chris는 AI Companion에 대한 반응이 뜨겁다고 말합니다.

Chris는 AI Companion과 같은 솔루션을 빠르게 배포할 수 있었던 비결로 Convera 보안 팀과의 긴밀한 파트너십을 꼽습니다.

"저희는 사용 중인 협업 솔루션이 회사 보안 팀의 모든 기준과 기대치를 완벽하게 충족하는지 확인하고 싶었습니다"라고 Chris는 말했습니다. "보안 팀과 논의한 후 이들의 질문에 답해 줄 Zoom 리소스와 Zoom 직원을 소개해 주었습니다. 고객 데이터로 AI 모델을 학습시키지 않는 Zoom의 명확한 리더십이 이 과정에서 큰 도움이 되었습니다." 

핀테크 기업인 Convera의 운영에서 보안과 규정 준수는 매우 중요합니다. Convera는 Zoom 고객 관리형 키를 구현하여 Zoom 플랫폼에서 모든 Convera 콘텐츠의 암호화 키를 관리했습니다. Chris는 "이 기능은 저희가 보안을 얼마나 중요하게 생각하는지 입증하는 정말 중요한 단계이기에 저희에게 정말 중요했습니다"라고 말했습니다.

Chris는 Zoom을 통해 Convera 직원이 일상에서 어떻게 원활하게 소통하는지 직접 경험할 수 있었습니다. "저희는 협업의 벽을 허물어 주는 Zoom의 기능을 통해 큰 도움을 받았습니다"라고 Chris는 말했습니다. 

그중 하나는 회의 전후와 도중의 경험이 개선된 것입니다. "저희 직원 대부분은 회의로 하루를 보냅니다"라고 Chris는 말했습니다. "지속되는 미팅 채팅을 사용하면 회의 전에 미리 질문을 하고, 회의 중에 같은 채팅에 머물고, 회의가 끝난 후에도 해당 채팅에서 후속 토론을 할 수 있기 때문에, 이메일로 회의 초대를 받고, 채팅으로 대화하고, 워드 문서로 안건을 받고, 다른 프로그램에서 회의록을 작성하는 등 수많은 전환을 해야 하는 굴레에서 벗어날 수 있습니다."

직원들은 AI Companion으로  회의록 작성을 자동화하고, 실행 항목을 파악하고, 회의 녹화에서 중요한 대화 주제를 강조 표시할 수 있어 회의에서 더 많은 도움을 받을 수 있습니다. "AI Companion의 회의 요약은 혁신적입니다"라고 Chris는 말했습니다. "이 기능은 회의 효율성을 높이는 데 도움이 됩니다. 직원들은 회의록 작성의 부담을 덜 수 있기 때문에 회의에 더 집중할 수 있습니다. 이를 통해 직원들의 정서적 참여도를 향상하고 회의 참가자에 대한 포용성도 높일 수 있습니다."

또한 Chris와 그의 팀은 하드웨어와 소프트웨어의 결합을 통해 대면 회의 경험을 개선하는 방법을 찾은 끝에, Zoom Rooms 기술을 사용해 회의실에 비디오를 지원하고 Neat 기기를 구비했습니다. 지능형 디렉터와 같은 기능을 사용하면 카메라가 회의실 내 사람들을 강조해서 보여주어 참여도와 포용성을 높일 수 있습니다.

"Neat Board와 Neat Bar는 직원의 감탄을 자아내는 기술로, 참가자가 회의실에 있든 원격에 있던지 동일한 경험을 할 수 있도록 회의 경험을 민주화하는 데 도움을 주면서 회의 경험에 의미 있는 변화를 불러오고 있습니다"라고 Chris는 말했습니다. "특히 사무실 내 협업 경험의 현황과 사무실에서 이루어지는 특정 유형의 협업을 위해 이 기능을 극대화하는 방법을 검토하고 있으므로, 향후 몇 년 동안 상당한 이점을 누릴 수 있을 것으로 예상합니다."

Convera의 디지털 작업 공간 부문 책임자인 Chris는 특히 동료들이 실제로 같은 위치에 있지 않을 때의 직원 경험과 참여도가 형성되는 방식에 주의를 기울입니다. Convera에서 직원 경험 및 참여는 모두 Workvivo에서 시작됩니다.

Workvivo는 Convera 직원들이 다양한 문제에 관해 서로 소통하는 곳입니다. Chris는 Workvivo에서 조직의 공지 사항을 게시하고, 뛰어난 성과를 낸 직원을 표창하고, 회사 기념일과 생일 등을 언급한다고 말합니다.

Convera는 2022년부터 직원 참여 플랫폼으로 Workvivo를 사용하기 시작했습니다. 2023년에 Workvivo가 Zoom의 가족이 되어 모든 솔루션을 하나의 플랫폼에서 사용할 수 있게 된 것은 행복한 우연의 일치였습니다.

Chris는 "저희가 누릴 이점을 생각하니 정말 기뻤습니다"라고 말했습니다.

Convera는 Zoom 데스크톱 클라이언트 내에서 Workvivo를 가장 빨리 사용한 기업이었습니다. Chris는 이를 통해 플랫폼 참여도가 눈에 띄게 증가했다고 말했습니다.

또한 Workvivo는 팀과 전체 부서 간의 커뮤니케이션에도 도움이 됩니다. "특정 조직의 리더가 지정한 모든 조직원들과 소통할 수 있습니다. 다른 솔루션에서는 정말 어려운 일이지만 Workvivo에서는 아주 쉽습니다."라고 Chris는 말합니다.

Chris는 직원들이 Workvivo에서 더 다양한 방법으로 소통하고 경력을 개발할 수 있을 거라는 가능성에 기대가 큽니다. "저희는 Zoom 및 Workvivo와의 파트너십을 통해 직원의 참여를 유도하고 단순한 직원 감사 및 인정 프로그램을 넘어선 솔루션을 설계하여, 직원들이 더 많이 참여하고, 동료를 포용하며, 이러한 솔루션을 경력 발전에 도움이 되는 방법으로 인식하도록 장려할 것입니다"라고 Chris는 말했습니다.

Chris와 그의 팀은 Workvivo 관련 계획을 세우는 한편, 소규모 직원 그룹을 대상으로 Zoom Scheduler를 테스트하여 더 간편한 일정 예약 프로세스를 Zoom 환경에 통합했습니다. Chris는 여러 회사의 솔루션을 섞어서 사용하는 것보다 Zoom 도구를 함께 사용하는 것이 더 효율적이라고 생각합니다.

"전 종종 디지털 작업 공간과 디지털 협업 그룹이 조직 내에서 미니 컨설팅 회사 같은 역할을 한다고 생각하곤 합니다"라고 Chris는 말했습니다. "저희의 일은 사람들이 처음 보는 희한한 문제를 가져오면 해결책을 찾도록 돕는 것입니다. Zoom은 저희가 이러한 요구사항을 해결하고 충족하는 데 큰 도움을 주었습니다."

Chris는 디지털 작업 공간을 담당하는 다른 리더들에게 다음과 같이 조언합니다. "Zoom을 단순한 회의 플랫폼으로 생각하지 마세요. 다른 솔루션보다 더 쉽게 접근할 수 있는 방식으로 정말 다양한 기능을 제공하니까요."

"원하는 미래를 그려 보세요. 조직 내 다른 사람들과 어떻게 협업하고 싶으신가요? 그리고 지금 검토하고 있는 솔루션, 즉 Zoom과 같은 솔루션이 그 원하는 미래를 실현하는 데 어떻게 도움을 줄 수 있을지 지켜보세요."