오늘날 인력은 전화, 이메일 및 비디오 회의를 포함한 여러 커뮤니케이션 솔루션에 의존합니다. 그러나 조직의 규모 또는 업종과 관계없이 어떤 조직이든 채팅으로 즉각적이고 효율적으로 정보를 공유하는 기능이 매우 중요합니다.
본 가이드의 내용
업무용 채팅 앱은 직원들이 일대일 또는 그룹으로 소통하고 예약된 회의 및 통화 외에 자유롭게 정보를 교환할 수 있는 분위기를 조성하며, 특히 하이브리드 인력에게 향상된 커뮤니케이션 및 협업 기회를 제공합니다.
Zoom 플랫폼용 무료 채팅 솔루션인 Zoom Team Chat은 팀의 업무 생산성을 높이는 데 필요한 첨단 기능과 사용자가 Zoom에 기대하는 직관적인 경험을 함께 제공합니다.
업무용 채팅 및 커뮤니케이션을 위한 전용 공간
점점 더 많은 조직이 일부 직원은 사무실에서, 일부 직원은 사무실 외부에서 근무할 수 있는 하이브리드 업무 모델로 전환함에 따라 한 명 이상의 동료와 즉각적으로 연결하여 정보와 리소스를 효율적으로 주고받을 수 있는 기능이 그 어느 때보다 중요해졌습니다. 이러한 하이브리드 직원은 매일 수많은 회의를 하고, 다른 위치에 있는 동료와 매일 함께 일하고, 임원진과 커뮤니케이션할 기회가 적기 때문에 업무 생산성을 높일 수 있는 빠르고 효과적이며 직관적인 커뮤니케이션 솔루션이 필요합니다.
업무용 채팅은 여러 사람이 메시지를 입력하고, 파일, 링크 및 기타 리소스를 전송할 수 있으며 채팅에 다른 사용자를 추가할 수 있다는 점에서 그룹 채팅과 매우 유사하지만, 이러한 작업은 대개 업무용 채팅 솔루션에서 이루어집니다. 업무용 인스턴트 메시징은 직관적이고 유연한 인터페이스를 통해 메시지, 파일, 링크 및 기타 리소스를 서로 즉시 주고받을 수 있는 상시 공간을 제공하므로, 직원은 이를 사용하여 협업을 간소화할 수 있습니다.
무엇보다 회사 그룹 채팅의 가장 좋은 점은 비동기 협업이 가능하다는 것입니다. 회의를 예약하거나 전화를 걸 필요 없이 메시지를 보낸 후 수신자가 원하는 시간에 응답하도록 하기만 하면 됩니다. 이러한 기능은 수월하게 커뮤니케이션해야 하지만 시간대가 달라 항상 응답할 수는 없는 글로벌 팀에게 특히 중요합니다.
업무용 채팅에 중요한 기능은 무엇일까요?
기업용 채팅 도구에서 가장 중요한 기능 중 하나는 사용 편의성입니다. 우수한 채팅 솔루션에서는 간단히 연락처의 이름을 입력하고 원하는 연락처를 선택한 후 메시지를 입력하여 전송을 누르면 간편하게 메시지를 보낼 수 있습니다. 그 외에 업무 생산성을 높이고 커뮤니케이션을 보호하는 다음과 같은 중요한 기능도 있습니다.
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간편한 정리엔터프라이즈급 채팅 솔루션을 사용하면 채팅 대화를 수동으로 정리하거나, 즐겨 찾거나 가장 많이 방문한 대화를 별표 표시하여 즉시 이동할 수도 있습니다.
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향상된 유연성
최상의 채팅 솔루션은 사용자가 모바일 기기, 노트북 및 데스크톱 컴퓨터를 포함한 여러 솔루션을 사용하여 채팅을 이용하고 다른 사용자에게 메시지를 전송할 수 있는 기능으로 더 큰 유연성을 제공합니다.
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확장성
채팅 솔루션은 조직과 함께 확장되고 성장할 수 있어야 조직에 가치가 있습니다. 수준이 낮은 채팅 솔루션을 사용하여 잠재적 성장 가능성을 제한하고 싶지 않다면, 어떤 규모의 인력에서든 손쉽게 배포하고 구현할 수 있는 업무용 채팅 솔루션을 선택해야 합니다.
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강력한 보안
채팅에서는 중요한 내부 정보가 공유되는 경우가 많으므로 특히 정부, 금융 및 의료와 같은 규제된 업계에는 특정 보안 설정을 구현하는 기능이 매우 중요합니다.
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첨단 기능
비디오 음성 메일, 스크린샷 및 음성 메시지 전송, 채팅에서 바로 디지털 화이트보드로 이동할 수 있는 기능 등은 팀이 회의 전후에 긴밀하게 협업하는 데 필요한 도구를 제공하여 협업을 향상합니다.
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통합 커뮤니케이션
커뮤니케이션 솔루션은 접근이 쉽고 효율적이어야 합니다. 통합 커뮤니케이션 플랫폼을 사용하면 하나의 직관적인 클라이언트에서 평소에 사용하는 모든 커뮤니케이션 솔루션을 이용할 수 있습니다.
팀 채팅을 효율적으로 사용하는 방법은 무엇인가요?
업무용 그룹 채팅의 효율성은 채팅의 구성, 사용 및 모니터링 방식에 따라 매우 달라집니다. 다음은 업무용 그룹 채팅 앱에서 협업 및 커뮤니케이션을 강화하기 위해 따를 수 있는 몇 가지 규칙과 관행입니다.
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회사 채팅의 특정 목표를 지정
그룹 채팅의 목적과 채팅 구성원에 포함되어야 하는 사람을 명확히 설명하여 혼란을 피하고 대화에서 집중할 부분을 알리며 정보 및 리소스의 교환을 간소화하세요.
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채팅 이름 지정
팀의 업무용 채팅을 정확하게 설명하는 제목을 작성하면 팀원이 채팅 UI에서 해당 대화를 쉽게 찾고, 프로젝트나 정책 업데이트와 같은 특정 정보를 찾을 수 있는 리소스로 활용할 수 있습니다.
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메시지를 보내기 전에 상대의 현재 상태 확인
각 연락처의 이름 옆에는 상태 표시기가 있습니다. 이를 통해 상대가 대화 가능한 상태인지, 회의 중인지, 캘린더 이벤트에 참여 중인지, 오프라인 상태인지 알 수 있습니다. 메시지를 보내기 전에 현재 상태를 확인하면 상대가 중요한 프레젠테이션이나 이벤트에 참여하는 동안 방해하지 않을 수 있습니다.
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간결하게 유지
업무용 채팅은 효율적이고 즉각적인 소통을 위한 것이므로 메시지를 명확하고 간결하게 작성하여 효율성을 유지하세요. 수많은 메시지나 장황한 문장을 읽고 싶어 하는 사람은 아무도 없습니다!
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리소스 및 파일의 제목을 명확하게 작성
업무용 팀 채팅에서 리소스를 링크, 파일, 이미지 또는 비디오로 보낼 때 제목을 명확하게 작성하고 어떤 리소스가 포함되어 있는지 알리세요. 이렇게 하면 나중에 채팅 상대가 채팅 솔루션의 검색창을 이용하여 해당 리소스를 쉽게 찾을 수 있습니다.
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업무 시간의 경계 설정
늦은 밤이나 업무 시작 전에 동료가 보낸 메시지에 응답하고 싶을 수 있지만, 그러다 보면 번아웃이 오거나 지칠 수 있습니다. 저녁 시간과 업무 전에 업무용 팀 채팅의 현재 상태를 '방해 금지'로 설정해 놓으면 끊임없는 메시지 폭격에 시달리지 않을 수 있습니다.
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선임 관리자와 소통할 수 있는 공간 만들기
동료가 임원진과 쉽게 소통할 수 있는 공간을 만들고 임원진이 이 공간에 적극적으로 참여하도록 유도하면 직원은 회사의 계획에 관한 정보를 지속적으로 파악하고 담당 관리자와 임원진에게 더 깊은 유대감을 느낄 수 있습니다.
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회사 채팅을 사용하여 협업 간소화
동료와 소통하기 위해 지속적으로 회의를 예약하는 대신 채팅을 사용하세요. 팀원에게 정보를 제공하거나 브레인스토밍을 시작하거나 적절한 정보 또는 리소스만 공유할 용도로 채팅 채널을 만들면 불필요한 회의를 방지하고 프로젝트를 더 빠르게 진행할 수 있습니다.
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동료에 대해 알아가기
다른 동료와 공통 취미 및 관심사를 이야기할 수 있는 채널이나 채팅 그룹을 시작하면 동료를 더 많이 알아 갈 수 있는 기회를 얻을 수 있습니다. 이는 특히 대면으로 만날 기회가 전혀 없을지도 모르는 하이브리드 인력에게 중요합니다.
Zoom 팀 채팅의 다양한 기능
Zoom의 업무용 채팅 솔루션인 Zoom Team Chat은 다양한 엔터프라이즈급 기능을 제공하여 업무 생산성을 높이고 커뮤니케이션을 간소화해 줍니다. 포함된 기능은 다음과 같습니다.
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현재 상태 표시기
연락처 이름 옆에 표시되는 현재 상태 표시기를 통해 상대가 회의 중인지, 캘린더 이벤트에 참여 중인지, 부재 중인지, 대화 불가능 상태인지 즉시 확인할 수 있습니다.
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앱 및 통합
Zoom의 통합 커뮤니케이션 플랫폼 내에서는 사용자가 즐겨 사용하는 업무용 솔루션에 쉽게 접근할 수 있으므로, Zoom Team Chat에서 Salesforce, Jira, GitHub, Mio 및 기타 솔루션과의 통합을 바로 이용할 수 있습니다.
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고급 검색 기능
Zoom Team Chat의 고급 검색 기능을 사용하면 특정 메시지, 연락처, 파일이나 자신 또는 연락처 관련 멘션을 쉽게 찾을 수 있습니다.
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파일 및 기타 리소스 공유
채팅에서 파일, 비디오, 문서, 링크 등을 원활하게 공유하고 볼 수 있으므로 모두가 동일한 정보를 확인할 수 있습니다.
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강화된 보안 옵션
시스템 관리자는 채팅 메시지가 클라우드에 저장되는 기간, 내부 직원이 외부 이해 관계자와 커뮤니케이션하고 파일을 공유할 수 있는 권한 등에 관한 보안 설정을 손쉽게 확인하고 변경할 수 있습니다.
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정리 간소화
채팅 및 채널을 삭제하거나 즐겨찾기로 지정하거나 사용자 지정 가능한 폴더로 정리하는 기능을 사용하면 원하는 대화를 언제든지 쉽게 찾을 수 있습니다.
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알림 사용자 지정
알림을 사용자 지정하여 중요한 대화의 알림만 수신하세요. 또한 캘린더 이벤트 및 회의에 참여 중일 때, 그리고 지정된 방해 금지 시간 동안 알림을 비활성화할 수도 있습니다.
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탁월한 유연성
데스크톱 및 모바일 기기용 Zoom 앱을 사용하면 사무실에서, 이동하면서 또는 재택 근무를 하면서 채팅 솔루션을 이용할 수 있습니다.
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제품 전환 기능
Zoom Team Chat에서 Zoom 화이트보드를 간편하게 공유하는 기능을 이용하여 일상적인 협업을 간소화하고, 한 번의 클릭으로 Zoom 팀 채팅 세션을 Zoom Phone 통화나 Zoom 회의로 원활하게 전환할 수 있습니다.
Zoom을 통한 소통
Zoom Team Chat의 가장 큰 강점은 Zoom의 엔터프라이즈급 통합 커뮤니케이션 플랫폼의 나머지 솔루션(비디오 회의 솔루션인 Zoom Meetings 및 클라우드 전화 솔루션인 Zoom Phone)과 원활하게 통합된다는 것입니다. 이를 통해 사용자는 채팅 애플리케이션에서 바로 Zoom Meetings 및 Zoom Phone 통화를 시작할 수 있으며, 필요할 때 비디오 메일, 화면 공유 등과 같은 기능을 이용하여 즉시 협업을 강화할 수 있습니다.
또한 Zoom 클라이언트에서 항상 Zoom Whiteboard를 사용할 수 있으므로, 회의 전후 및 도중에 협업 중심적이고 확장 가능한 디지털 캔버스에서 아이디어를 구현할 수 있습니다. 가장 좋은 점은 무엇일까요? 바로 Zoom Team Chat에서 화이트보드를 바로 공유할 수 있다는 것입니다!
자신의 생각, 아이디어 및 정보를 세상에 알리고 싶다면 올핸즈, 회의, 팟캐스트 등의 일대다 이벤트를 만들 수 있는 Zoom Webinars 및 Zoom Events가 완벽한 솔루션이 될 것입니다. 참석자의 관심을 끄는 이벤트와 세션을 만들고 Zoom의 디지털 엑스포에서 상호작용을 할 수 있는 기능을 제공하여 더 깊은 소통의 기회를 만드세요.
Zoom Team Chat과 통합 커뮤니케이션 플랫폼이 팀의 커뮤니케이션 간소화 및 업무 생산성 향상에 어떻게 도움이 되는지 자세히 알아보려면 영업팀에 문의하여 무료 라이브 데모 일정을 예약하세요.